När det gäller tidshantering och organisation är Eisenhower-matrisen ett viktigt och lättanvänt verktyg. Dess kvadranter underlättar beslutsstöd för att prioritera uppgifter. Ta reda på vilka tillämpningsområden och hur du använder det effektivt.
Presentation av metoden
Många metoder, innan de användes av chefer, var verktyg för militär strategi. Detta är fallet med denna matris föreställd av Dwight David Eisenhower.
Förutom att ha varit USA: s 34: e president, var Ike med sitt smeknamn en mästare i alla kategorier när det gäller produktivitet. Och detta, på olika områden. Hans hemlighet? Ett verktyg - en matris mer exakt - som gör det möjligt att enkelt och effektivt prioritera enligt två axlar: Viktighet och brådskande. Detta gör att du kan rita fyra distinkta kvadranter:
- Kvadrant 1 : viktiga och brådskande uppgifter,
- Kvadrant 2 : viktiga uppgifter, men inte brådskande,
- Kvadrant 3 : oviktiga men brådskande uppgifter,
- Kvadrant 4 : Oviktiga och icke brådskande uppgifter.
Den brådskande + / viktigt + ratten är naturligtvis högsta prioritet när det gäller behandling. Uppgifter som varken är brådskande eller viktiga faller inte inom de prioriterade målen. De kan till och med överges om de verkligen är onödiga.
Användningsområden
Denna välkända klassificering är tillämplig på många områden, både i yrkeslivet och i privatlivet:
- hantering av tid,
- organisation av hans arbete,
- prioritering,
- beslutsfattande ,
- delegering till tredje part …
Intressen och gränser
Denna metod har fördelen av reflektera över prioriteringen av sina handlingar och ta ett steg tillbaka jämfört med det senare.
Enkelheten som visas vid första anblicken är dock något av en vanföreställning. Det är faktiskt ofta reducerande att klassificera de uppgifter som ska utföras under dessa 2 axlar. Dessutom kan den subjektiva sidan av vår bedömning snabbt vara en broms när uppgifterna inte har en exakt tidsfrist eller när det gäller att bestämma vikten av en åtgärd som ska utföras eller inte.
Således är denna matris ingångspunkten för en analys vars mål för chefen i synnerhet är att definiera de uppgifter som ska delegeras. Beroende på den tillgängliga tiden och graden av betydelse för de åtgärder som ska vidtas kan han bestämma vilka delar han kan anförtro åt en eller flera samarbetspartners. Målet är att behålla kontrollen över arbetsbelastningen och använda dess mervärde klokt.
Hur använder jag Eisenhower -matrisen?
De 2 axlarna - vikt och brådskande - gör det möjligt att definiera 4 kvadranter som var och en bestämmer karaktären hos elementen som den består av enligt dessa 2 kriterier.
Viktighet avser de uppgifter som håller dig framåt. Den är baserad på den senare påverkan på andra element, men också på det mervärde som dess förverkligande ger.
Brådskande avser uppgifter som kräver din omedelbara uppmärksamhet och är baserad på den tid som krävs för att slutföra det senare samt deras tidsfrister. Det är ibland svårt att definiera om ett objekt är brådskande eller inte, eftersom det ofta beror på yttre faktorer. Dessutom är det mycket subjektivt: graden av brådska kommer att variera från en person till en annan beroende på hur de känner för den aktuella uppgiften, kopplad till deras stressläge, deras färdigheter, deras erfarenhet, deras arbetssätt etc.
Således, för att fylla matrisen effektivt, är det viktigt att vara objektiv och baseras på fakta och konkreta inslag till den grad det är möjligt.
Att notera det betydelse går över brådskande.
Kvadrant 1: viktiga och brådskande uppgifter
Lista här:
- uppgifter som kräver supersnabb uppmärksamhet och handling - även omedelbart,
- de element som påverkar dina mål ,
- de objekt som har direkta konsekvenser för ett projekts framsteg ,
- a Problem att lösa akut - konflikt, kris, etc. -
- de viktiga samtal / mejl som måste hanteras snabbt …
Vissa uppgifter finns här eftersom de inte planeras effektivt. Detta kan vara fallet för framställning av en rapport eller en rapport som du kontinuerligt har rapporterat - som ursprungligen skulle ha placerats i kvadrant 2 eller 3 beroende på fallet - och vars tidsfrist och betydelse inte lämnar dig något annat val än att göra det en prioritet från och med nu, till position i kvadrant 1.
Kvadrant 2: viktiga men inte brådskande uppgifter
Denna del gäller viktiga uppgifter, men för vilka brådskande graden är lägre än de som är placerade i kvadrant 1. Följande måste därför anges:
- uppdrag som inte har ingen förfallodag, men som har en viss grad av betydelse för dig, ditt team, ditt företag etc.
- de element att planera under de kommande veckorna,
- stunder tillägnade strategisk klocka ,
- de' utveckla en handlingsplan , ett projekt,
- de Träning , coachning …
Kvadrant 3: oviktiga men brådskande uppgifter
Här är de "störande" elementen som kräver omedelbar uppmärksamhet, men som inte har någon verklig inverkan på vårt arbete, till exempel:
- behandlingen av några telefonsamtal, mejl, meddelanden olika,
- de begäran från anställda / kollegor / tjänsteleverantörer behöver brådskande information, råd, en hjälpande hand,
- de uppgifter som är viktiga för andra, men inte viktiga för dig och framstegen i ditt arbete,
- de objekt som du kan delegera till en tredje part …
Kvadrant 4: uppgifter varken viktiga eller brådskande
Denna sista ruta gäller alla parasitiska och värdelösa element som du måste överge för mer effektivitet:
- dåliga vanor improduktiv,
- distraktioner hindra dig från att gå framåt effektivt (surfa på internet, oönskade meddelanden, etc.),
- tvekan tidskrävande och slukande av positiv energi,
- de idisslingar på vad du inte har kontroll över …
Sammanfattningsvis är Eisenhower -matrisen verkligen inte perfekt och i slutändan relativt svår att använda på ett effektivt och relevant sätt, men den har förtjänsten att implementera ett intressant steg tillbaka när det gäller hanteringen av vår mest värdefulla vara: tid såväl som medvetenhet om vårt tillstånd av stress och vårt sätt att gripa brådskande - ibland ganska relativt.
Denna fil refereras till i: Tidshantering: effektivitet, produktivitet och lugn - Beslutsfattande: processer och fallgropar att undvika
