Inom HR -yrken utvecklas tillvägagångssätt. Digital transformation påverkar alla, oavsett om det är i vårt personliga eller professionella liv.
HR är inte på sidan eftersom 80% av HR -avdelningarna anger att deras funktion påverkas av digitala projekt.
Att vara produktiv inför massan av data som ska bearbetas, det är viktigt att utrusta sig för att automatisera HR -processer och dematerialisera tusentals filer.
De mest tidskrävande uppgifterna att datorisera när de hanteras manuellt med filer (Excel, Word, e-post eller papper) är utan tvekan de årliga utvärderingsintervjuerna.
Men vad är fördelarna med den datoriserade utvärderingsintervjun? Hur formaliseras bedömningsintervjun med ett HRIS -verktyg? Hur använder man utvärderingsresultaten i den övergripande HR -hanteringen?
Ljus på de olika typerna av intervjuer
Årlig utvärderingsintervju (EAE), individuell utvärderingsintervju, prestationsintervju … flera namn, ibland förvirrade, ges till detta möte som inrättades i 8 av 10 företag.
Det sker ofta i slutet av året men kan organiseras mer eller mindre ofta, eller till och med "kontinuerligt", beroende på företagets kultur: var sjätte månad, varje år eller till och med vartannat år. Enligt lagens ögon är det inte obligatoriskt (förutom vid tillämpning av konventionen eller kollektivavtalet). Det ska inte förväxlas med den professionella intervjun, som måste äga rum vartannat år i företag med mer än 50 anställda (se arbetslagen: artikel L6315-1).
Ett viktigt ögonblick i ledningen av företagets män och kvinnor, den årliga intervjun fokuserar huvudsakligen på två punkter:
- Utvärdering av arbetstagarens arbete under det senaste året,
- Definition av mål och uppdrag för följande år,
- Färdighetsbedömning,
- Insamling av utbildningsbehov
För att göra köp eller uthyrning av en HRIS lönsam kan du tänka dig att använda dessa tjänster för olika andra intervjuer och HR -processer:
- professionellt möte,
- utvärderingsintervju,
- karriärintervju,
- underhåll i slutet av försöksperioden eller återupptagande av aktivitet,
- 360 ° utvärdering,
- kompetensintervju,
- personalöversyn …
En lösning för bättre samarbete
En HRIS -plattform med en HR -portal ger en vision av intervjun till alla dess intressenter. De flesta av dagens HRMS är i "självbetjäning" -läge. Vem som helst kan ansluta, med inloggning och lösenord, via en webbläsare (ingen installation krävs på datorn), var som helst. För varje roll har dess åtkomsträttigheter:
- chefen kan fylla i utvärderingsformulär för var och en av sina anställda,
- den anställde kan sedan konsultera, kommentera och validera sin årliga bedömning,
- HR har en överblick över kampanjernas framsteg, kan få tillgång till intervjuer med varje anställd och framför allt göra utdrag från hela befolkningen efter mycket specifika ämnen: utbildningsbehov, utvecklingsönskningar …
Konkret, hur fungerar en årlig intervjokampanj med en HRIS?
Det finns tre huvudsakliga fördelar med att datorisera dina årliga intervjuer:
- Centralisera, utnyttja och arkivera information
- Förbättra övervakning och övergripande hantering av data för att förenkla HR -hantering
- Upprätta kopplingar till andra HR -processer: utbildning, kompetens, ersättning, rörlighet etc.
Hur fungerar det i praktiken? Varje företag har sitt eget sätt att hantera intervjuer, så det är viktigt att se till att HR -programvaran är anpassningsbar efter dina arbetsvanor. Varje steg i din intervju måste kunna integreras i din datoriserade form.
Rådfråga de anställdas representativa organ (IRP)
I vissa stora företag måste implementeringen av årliga granskningskampanjer begäras av IRP: er.
Innan underhållskampanjen
Skapa underhållskampanjen
Att automatisera processen kommer att avlasta HR från en besvärlig och tidskrävande implementering. Tack vare HRIS kommer en checklista över de uppgifter som ska utföras för att upprätta kampanjer automatiskt att erbjudas de olika aktörerna i verksamheten. Till exempel :
- Verifiering av organisationsschemat, definitionen av positioner
- Uppdatering av funktioner och färdigheter
- Uppdatering av intervjuguiden för chefer och anställda
- Uppdatering av HR -underhållsstöd
- Kampanjens lansering: definition av perioden, den berörda befolkningen etc.
Fyll i utvärderingsblanketterna
Chefen som ansvarar för sitt teams bedömningar kommer att skapa bedömningen på plattformen snabbt och enkelt. Han går :
- utvärdera sin medarbetare enligt olika kriterier organiserade på utvärderingsformerna: (uppnå mål, kunskap, kunnande, färdigheter etc.)
- uppsatta mål,
- definiera utbildningsbehov och utvecklingsönskningar.
Om det inte är möjligt att bedöma den anställde framför en dator eller surfplatta kan intervjugallren skrivas ut.
Informera medarbetaren
Anställda måste meddelas om detta möte. HRIS -programvaran tillåter:
- informera dem: genom widgets avsedda för företags- och / eller HR -information i HR -portalen,
- att bjuda in dem till sina intervjuer: genom att skicka ett inbjudningsmail,
- registrera mötet direkt i brevlådesschemat för anställda och chefen.
Under intervjun
Samla feedback
Under diskussionen kommer granskaren att skriva kommentarer i det särskilda utrymmet. Dessa observationer och anteckningar kan således argumenteras och presenteras för den anställde, för en bättre förståelse.
Identifiera utvecklingsbehov och involvera utbildning
För att hjälpa medarbetaren att bättre utföra sina uppdrag kan chefen erbjuda honom utbildning. Vissa HRMS används för att hantera alla HR -processer. Utbildningsförfrågan kan sedan bearbetas i modulen för utbildningshantering där den anställde har tillgång till utbildningskatalogerna.
Hantera utvecklingsönskningar
HR -lösningar med global täckning ger möjlighet att hantera medarbetarnas utvecklingsönskningar. De är ofta kopplade till hanteringen av organisationsstrukturen (geografisk, funktionell rörlighet etc.) och / eller färdigheter. Arbetskraftsplanering gör det möjligt att identifiera lediga tjänster, studera teoretisk rörlighet för att erbjuda anställda karriärutveckling enligt deras ambitioner och deras kompetensnivåer.
Arkivera bedömningen, lämna in en rapport, jämför
Samarbetspartner, chef, HR har tillgång till den årliga bedömningen i sin HR -portal. Den förvaras där och kan analyseras jämfört med tidigare år.
Under utvärderingskampanjen
Övervakning av utvärderingar HR kommer att kunna följa de olika stadierna i intervjukampanjen: valideringar av varje anställd, N + 1, N + 2, etc. HRIS kommer att tillåta dem att varnas för relevanta indikatorer, till exempel antalet utvärderingar som hittills har validerats av avdelningen. HRIS skickar automatiskt påminnelser via e-post. Visualisera via rapportering På sin plattform kommer HR: er att ha möjlighet att följa utvärderingsanteckningar, utvecklingsönskningar, utbildning etc. De kommer att kunna visualisera fördelningen av resultat och prestanda. Dessa data finns tillgängliga i olika representationer: tabeller, grafer etc. De kan exporteras (Excel, Word, PDF, etc.) och kan skrivas ut. För egen del kan chefen också visualisera resultaten och visa de konsoliderade målen för hela sitt team.
För ytterligare
Utvärdera utvärderarna
Vissa HR -mjukvaruleverantörer erbjuder applikationer som gör det möjligt för varje anställd att utvärderas av sina kamrater, underordnade, interna kunder etc. och för att utvärdera team sinsemellan, dessa är "360 ° utvärderingar" eller "360 feedback".
Analysera färdigheter
Forward Planning of Jobs and Skills (GPEC) gör det möjligt att bedöma färdigheter mot de nödvändiga nivåerna och övervaka och befästa talanger.
Behandla löneöversyner
Efter intervjuerna gör vissa HRIS det också möjligt att hantera löneöversynsprocessen: höjningar, bonusar, bonusar etc. Cheferna kan lägga in förslag på höjningar (korrelerade med utvärderingarna) som sedan kommer att behandlas av ledningen och HR. HRIS tillåter bland annat HR att relatera de olika begärandena om höjningar med den planerade budgeten och analysera lönen.
Sammanfattningsvis erbjuder de IT -resurser som finns tillgängliga för HR, vad gäller hantering av utvärdering, otaliga möjligheter att stödja dig i hanteringen av ditt företags humankapital. Och du, tror du att du har de HR -verktyg som krävs för att dina årliga intervjuer ska kunna slutföras framgångsrikt?
