Hur lyckas du med dina presentationer med PowerPoint?

Vem av er har aldrig känt sig överraskad av en presentation offentligt - mer eller mindre begränsad, mer eller mindre engagerad i er sak - som han / hon var tvungen att göra, ibland akut?

Om PowerPoint -programvaran är en verktyg som är mycket närvarande i företag och relativt lätt att förstå, faktum kvarstår att för att övertyga din publik och uppnå stora framgångar är det avgörande för behärska vissa grundläggande kommunikationskunskaper samt några grafiska och syntaxföreställningar mer eller mindre elementärt.

Faktum är att under en offentlig presentation , detta verktyg bör användas som ett stöd och inte som en bok som ska läsas för publiken.

Varför och hur använder jag PowerPoint?

Detta verktyg är idealiskt för stöd under en konferens, ett seminarium, ett möte eller en utbildningskurs. Han kommer att vara perfekt stöd för att försvara dina idéer med ditt team eller din hierarki, skicka ett nytt koncept, en ny produkt till en klient eller till och med presentera en balansräkning.

Ja, både lätt att använda och snabbt, det tillåter helt anpassningsbara presentationer, illustrerade, snygga och dynamiska.

Tänk dock på att en presentation är endast giltig i närvaro av dess talare. Din PowerPoint, tryckt, ska inte i sig själv representera hela ditt tal. Du måste blöta tröjan!

För att säkerställa din framgång och uppnå ditt mål när ditt ingripande är klart måste du, precis som alla projekt, ta hand om förberedelsen av din presentation.

1 - Målet

För att göra detta, definiera först målet med ditt ingripande: vad förväntas av dig? Vad förväntar du dig av dina kontakter? Skriv sedan ner stegen för att komma dit. Var strukturerad i ditt tänkande. Du kan använda nyckelord eller mycket breda idéer. Samla de element som är nödvändiga för att illustrera dina ord.

2 - Utformningen av "diabilder" (eller "diabilder")

Du kan sedan fortsätta att designa din PowerPoint själv. Tumregeln är: vara exakt, koncis, genomslagskraftig. En presentation, för att vara läsbar från mer eller mindre långt, måste vara ryddig och trevlig när det gäller läsning, design och färger. Använd relevanta sökord, ordgrupper och lämpliga illustrationer. Grafik, kurvor och annan infographics är välkomna så länge de är lämpliga för fjärrläsning.

Tips för en toppresentation

• Fånga din publik: din allra första bild bör väcka intresse och väcka publikens nyfikenhet innan du ens har öppnat munnen. Dessutom kommer dynamik, positiv och sympatisk inställning, blickutbyte med din allmänhet att vara ovärderliga allierade under ditt ingripande. Detta hjälper dig att göra din presentation livlig och intressant.
• Skräddarsy din presentation till din publik: färger, dynamik, ordförråd och dina anställda är viktiga element att ta hänsyn till. Vi presenterar inte en balansräkning på samma sätt som vi till exempel presenterar ett nytt sortiment av kosmetiska produkter. Grafiken kommer därför att anpassas till personlighet / hierarkisk hållning / nationalitet hos din publik, precis som ditt tal.
• Definiera en grafisk stadga att behålla under hela din presentation: teckensnitt, storlek, teckenfärg, placering av titlar, undertexter och andra som ger rytmen till din presentation kommer att definieras i förväg och förbli konsekventa från början till slutet av din presentation. Ingen fråga om att ändra färg eller textkoder längs vägen!
• Använd korta, kortfattade texter, men också meningsfulla illustrationer: du vet vad vi ofta säger: "en teckning är ibland värd mycket bättre än ett helt långt tal"! Du behöver inte skriva långa meningar som du skulle göra i en skriftlig rapport. Använd enkla, relevanta och effektfulla ord.
• Öka din presentation: Powerpoint ska bara vara ett verktyg som du kan lita på för att illustrera dina ord, en slags röd tråd eller minneshjälpmedel. Det är därför viktigt att ta hand om layouten på dina bilder, deras formatering och i vilken riktning du rullar dem.

Fel att inte göra

• Multiplicera bilderna: varje skärm / bild måste ha sin egen roll. Du behöver inte rada upp flera bilder i rad - vissa tror fortfarande att ju fler desto bättre - för att sluta säga samma sak. Detta är inte syftet med dessa presentationer som, låt oss upprepa, måste vara ett stöd och inte den text som talaren kommer att presentera i sin helhet. Var kortfattad, men saklig och genomslagskraftig.
• Skriv för långa texter i skriftligt dokumentläge och motsvarar ord för ord det du presenterar muntligt. Du behöver inte skriva långa meningar på dina bilder! Även om du på ett mirakulöst sätt lyckades göra dem läsbara under din offentliga presentation, kommer ingen att bry sig om att läsa dem i sin helhet och du kommer att förlora din publik uppmärksamhet och förstöra alla dina ansträngningar. Visuellt kommer dina samtalspartners att ha ett intryck av drag, till och med röror,
• Missbruk av ljud och animationer. OK, du hade mycket roligt med att infoga alla dessa övergångseffekter och ljud med varje klick eller bildändring … Det kan vara lämpligt någon gång i din presentation - bara för att hålla din publik vaken, till exempel efter en komplex passage - men måste under inga omständigheter återkommande under hela ditt ingripande! Du är inte där för att spela en konsert eller visa dina samtalspartners hur bra du är på rutiga övergångar! Du riskerar att förlora återigen uppmärksamheten hos din publik som bara kommer att behålla de irriterande ljuden och övergångarna från ditt ingripande som aldrig slutar tävla i oanvänd …
• Läs bara ditt dokument. Gör en liten omröstning runt dig … Det finns inget mer sooporiskt och demotiverande än en talare som nöjer sig med att läsa hans text monotont! Vilken bild som återkom till hans publik: "När ska jag gå, måste gå. Jag läser och allt kommer att bli bra. Jag trivs trots allt inte offentligt, det är inte mitt fel! De förstår!" Mod … Låt oss springa iväg !!! Din PowerPoint bör fungera som en röd tråd i ditt tal. Det är där för att stödja det du uttrycker muntligt, och inte tvärtom. Dina bilder ska ha en direkt och omedelbar inverkan på din publik, som i ett ögonblick borde kunna berätta i stort vad du pratar med dem om. Men bara att läsa innehållet skulle ge intryck av ofullständigt eller tråkigt arbete. Det finns en god chans att du kommer att kritiseras för att slösa tid och känna att du inte har lärt dig någonting!
• Vänd ryggen till din publik. Det kan tyckas självklart, men många människor står bakom sin videoprojektor och tittar på skärmen, som sina samtalspartner. Men när det gäller icke-verbal kommunikation , det ger din publik en mycket dålig bild av dig! Så tänk dig en JT -presentatör som skulle läsa vad som projiceras bakom honom … Du skulle ta upp väldigt snabbt och hoppa över snabbt! Endast en konduktör har förmånen att vända ryggen till sin publik!
• Använd bilder / illustrationer / foton som inte är fria från rättigheter eller som vi inte har rättigheterna till. Även här kan det tyckas självklart … Och ändå … upphovsrätt och bildrättigheter är fortfarande för ofta felaktiga. Innan du sätter in någon grafik eller illustration, se till att dessa är fria från rättigheter eller se till att ditt företag äger rättigheterna.