Anordna evenemang online

Att arbeta på distans med sina anställda, kunder, olika tjänsteleverantörer kan, när sammanhanget kräver det, visa sig vara avgörande för att hålla ens arbete flytande. Att organisera ett avlägset evenemang, oavsett vad det är, kan inte improviseras, det kräver ett minimum av förberedelse och organisation.

Varför anordna ett evenemang online?

En nödsituation, en väsentlig förpliktelse, ett specifikt sammanhang, en digital kommunikationsstrategi som syftar till att nå ett större antal framtidsutsikter, att göra sitt företag / sina tjänster kända, deltagare spridda geografiskt är alla element som bidrar till organisationen av en virtuell händelse snarare än en fysisk.

Mål

Beroende på vilken typ av evenemang som organiseras - virtuellt möte, webinarier, konferenssamtal … - kommer målen att skilja sig något. Sammantaget syftar särskilt till att organisera ett evenemang online:

• spara tid och flexibilitet : snabbare organisation, som kräver mobilisering av ett litet team och som relativt enkelt kan skjutas upp om det behövs.
• få synlighet : kommunicera direkt utan att vara fysiskt på samma plats, låt ett stort antal människor följa en konferens, utbildning etc.
• stärka relationen mellan företaget / teamet och dess kunder när det inte finns någon fysisk butik eller med kontakter spridda över hela ett mer eller mindre stort territorium.
• övervinna oförmågan att organisera en fysisk händelse : när deltagarna är för spridda geografiskt eller när exceptionella omständigheter helt förbjuder ett riktigt möte, till exempel.
• minska ditt koldioxidavtryck : mindre logistik, broschyrer, tryckta dokument, broschyrer etc.

Fördelar

• Mindre tidskrävande och billigare att organisera än ett fysiskt evenemang
• Utökat mål / målgrupp
• Förbättrad interaktivitet
• Ökad flexibilitet
• Optimering av avkastning på investeringar

Gränser

• Tekniska möjligheter ibland osäkra
• Behovet av att deltagarna har tillräcklig utrustning
• Tveka / missbruka deltagare som är nya inom ämnet, olika buggar …

De olika typerna av virtuella evenemang

Det finns ett brett utbud av möjligheter inom detta område. Vilket utvecklas med hög hastighet och erbjuder dag efter dag nya verktyg, tjänster som alla är effektivare än de andra.

Beroende på vilken typ av onlinehändelse som planeras och de tillhörande målen kommer det att vara lämpligt att använda den eller den här formeln istället. Bland de mest använda händelserna hittar vi särskilt:

• konferenssamtal : telefonsamtal till mer än 2 personer
• webinarier : onlinekonferenser, podcaster
• virtuella mässor : interaktiva onlineutställningar
• workshops : workshops om ett specifikt tema
• Moocs : onlinekurser / utbildning
• chattarna : diskussioner om specifika ämnen
• avlägsna möten : möten med några eller alla geografiskt spridda deltagare

Hur organiserar jag ett virtuellt evenemang?

Presentationen av händelserna avslöjas kort här.

Förbereder inför evenemanget

Sammantaget, oavsett typ av virtuell händelse, kommer organisationen att struktureras enligt följande:

1. Mål definition : förväntningar, förväntade fördelar etc.
2. Planera : datum, tid, varaktighet
3. Artikulering / strukturering : metoder, evenemangets struktur, tema som tas upp, delade dokument etc.
4. Befordran : inbjudan eller dedikerad webbplats / sida, beskrivning av evenemanget, lämplig kommunikation,
5. Återkallelse : några dagar före händelsen i fråga, sedan 1 timme innan, påminnelse om anslutningslänkar, identifierare och nödvändiga dokument om tillämpligt …
6. Etablering och evenemangets gång,
7. Tack och eventuell sändning av en rapport, svar på de ställda frågorna, underlag och en sammanfattning - ibland en hel video - av händelsen.
8. Briefing : vad som fungerade, svårigheterna som stötte på, vad som gillade, vad som kan förbättras etc.

Olika virtuella evenemang

Telefonmöte med flera

Konferenssamtal är inte nya. Många använder dem regelbundet i affärer.

1. Bestäm ämnet som tas upp, diskussionens mål och de olika punkter som ska tas upp.
2. Välj rätt support.
3. Ange ett datum och en samtalstid.
4. Välj en lugn plats som bidrar till ett konferenssamtal.
5. Kontakta deltagarna, tacka dem för deras närvaro, ange ämnet som ska diskuteras, den valda metoden, om tillämpligt, samt målen för samtalet, erinra om reglerna för god uppförande av konferenssamtalet.
6. För diskussionen och var försiktig så att du inte stör andras tal (omgivande brus etc. exempel).
7. Avsluta samtalet genom att tacka alla deltagare.
8. Skicka en korrekt rapport om diskussionerna till alla deltagare och eventuellt till berörda tredje parter.

Webbseminarier

Webbseminarier är bra spakar för ett företag. De gör det möjligt att kommunicera massivt, att publicera en expertis, en ny produkt / tjänst, etc.

Alla deltagare måste vara utrustade med tillräcklig hårdvara och mjukvara för att kunna följa konferensen i det format som erbjuds (mikrofon, högtalare, headset, webbkamera kan vara nödvändigt) och dra nytta av en tillräckligt hög hastighet.

1. Definiera målen och välj ett tema och en presentation som sannolikt kommer att engagera målgruppen.
2. Planera ett datum, en tid, en varaktighet.
3. Skicka en inbjudan att registrera dig för webinaret.
4. Skicka en påminnelse 1 timme före onlinekonferensen till alla registranter och ange anslutningsmetoder.
5. Kör webinariet: välkommen, presentation av innehållet (animationen måste vara tillräckligt dynamisk och interaktiv för att inte tappa någon).
6. Uppmuntra deltagarna att … delta (reagera, ge sin åsikt, ställ deras frågor …).
7. Svara på frågor inom en bestämd tidsperiod. Bjud in deltagare med andra frågor att skicka dem via e -post.
8. Stäng och tack.
9. Skicka en sammanfattning av webinaret och / eller en länk för att se konferensen igen.

Poddsändningar

Podden är en viktig del i den digitala kommunikationsstrategin. Det gör det möjligt för företaget att ta itu med ett ämne som är relaterat till dess verksamhet, i syfte att få synlighet och arbeta med sin image med en stor panel med framtidsutsikter.

En podcast kan presenteras av en enda person, en expert inom sitt område och tala ensam om ämnet, eller integrera olika experter som samlats runt en värd.

1. Definiera målen för podden och det tema som tas upp
2. Skaffa information om ämnet, leta eventuellt efter experter som kan ingripa
3. Rita den exakta planen och / eller manuset
4. Spela in podden: samla de olika intressenterna vid behov, ta hand om fysiskt utseende och icke-verbalt språk
5. Producera podden (redigering, presentationstext, uppladdning, etc.)
6. Förbered kampanjen och distribuera (e -post, webbplats, intranät, sociala nätverk, etc.)

Fjärrmöte

Detta är en vanlig praxis i många företag. När vi har några - om inte alla - samarbetspartners som arbetar på distans eller på vägarna eller regelbundet är i rörelse, är de viktiga för att få ihop alla.

Mötet kan göras antingen enbart med ljud eller video. Kameran kan dock vara en broms för vissa: blyghet, ovilja att avslöja sin personliga miljö eller helt enkelt otillräcklig internetuppkoppling.

Sammantaget är dessa virtuella möten organiserade enligt följande:

1. Förberedelse : planering, definition av dagordning och innehåll, förberedelse av olika nödvändiga dokument, sändning av inbjudningar och metoder etc.
2. Hållande av mötet : i video - med möjlighet för deltagare som vill ersätta sin bild med en avatar - eller bara i ljud. Animering måste arbetas uppströms. Utmaningen är att behålla allas uppmärksamhet från början till slut, låta alla uttrycka sig och lyssna på andra, fördela taletid på lämpligt sätt …
3. Briefing och uppföljning : överföra mötesrapporten till deltagarna, lista de positiva punkterna och förbättra i fjärrmötesprocessen.

Verkstad

Online -workshops har ökat i flera år. De samlar ett visst antal människor kring ett specifikt ämne. Åsikter, idéer, förslag och lösningar utbyts där. När medarbetarna i ett team befinner sig geografiskt spridda kan det vara lämpligt för chefen att organisera en online -workshop. För att bli framgångsrik kräver dessa ögonblick av fjärranslutning en skarp organisation.

1. Definiera syftet med workshopen (lära ut en ny färdighet, experimentera med ett nytt sätt att möta underlättande, fördjupa ett specifikt tema eller någon färdighet …), orsakerna till dess innehav samt målet som det kommer att riktas till.
2. Bestäm innehållet i workshopen, en presentationsplan och välj deltagarna (lägsta kompetensnivå, verksamhetssektor etc.).
3. Definiera kursens gång (välkomst, introduktion, ämnen som behandlas, interaktionsregler, varaktighet för de olika faserna, etc.).
4. Förbered eventuella resurser (analyser, studier, olika data, kurser, definitioner, etc.).
5. Välj de verktyg som ska delas och användas av alla deltagare.
6. Samla praktiskt taget de olika workshopdeltagarna.
7. Bestäm varje roll, målen och uppgifterna, tidsfristerna och metoderna.
8. Animera workshopen dynamiskt för att bibehålla en länk trots avståndet och behålla uppmärksamheten och närvaron av alla medlemmar i gruppen.

Mooc

Målet här är att lägga upp en eller flera kurser eller utbildningar online som deltagare / prenumeranter kan följa i sin egen takt. Inrättandet av en sådan händelse kräver, uppströms, en viss tid samt olika och varierande färdigheter.

1. Inrätta ett tvärvetenskapligt projektteam med varierande färdigheter (experter inom ämnet som undervisas, multimediedesigners, grafiska formgivare, IT -specialister, marknadsföring etc.
2. Definiera ditt mål
3. Bestäm vad som är syftet med Mooc: att undervisa, att informera
4. Arkitektera huvudlinjerna i innehållet
5. Definiera vilken teknik och verktyg som ska användas
6. Design innehållet: innehåll och form, resurser, videor, övningar, läxor, olika handledning
7. Design kommunikationsmedier: press, intranät, sociala nätverk, webbsida, utskick, digital marknadsföring etc.
8. Testa Mooc med en liten personal och åtgärda eventuella buggar och olika fel, kontrollera att alla tillgängliga resurser fungerar korrekt etc.
9. Marknadsför Mooc
10. Starta Mooc

Den här filen refereras i: Fjärrmöte: från planering till debriefing online.