Gör en framgång för din interna företagstidning - Praktisk guide

Med framväxten av ny teknik och det ibland känsliga sammanhanget i dagens värld, att kommunicera effektivt internt har blivit ett viktigt och avgörande element för ett företag.

Att sätta upp ett sådant verktyg är ett tillvägagångssätt vars framgång beror på hur det kommer att implementeras i företagets liv samt den delade informationen - redaktionell rad, innehåll, layout etc.

Snabb navigering

• Varför skapa en intern journal?
• Hur skapar jag en affärstidning?
  • Bygg redaktionen
  • Definiera målet
  • Definiera tidningens redaktionella rad
  • Välj format och distributionsmedium
  • Hur snabbt publiceras det?
• Företagets tidningens innehåll

Kommunicera med alla anställda i företaget och implementera en länk mellan ledning och anställda … en fråga om intern kommunikation optimerad tack vare denna spak.

Varför skapa en intern journal?

Interna tidskrifter är kommunikationsverktyg som i synnerhet möjliggör en viss sammanhållning inom företaget och främjar utbyten. De gör det möjligt att stärka kopplingen mellan företagsledningen och dess anställda. En länk som upprättas genom en formell dialog nedskriven på papper (digital eller fysisk). Det är således ett flaggskeppsverktyg för personalhantering.

Syftet med detta verktyg är många:

• behålla företagets varumärkesimage,
• behålla de anställda,
• ge vett uppdragen för varje,
• förbättra företagskulturen , särskilt genom att stärka känslan av att tillhöra en och samma enhet,
• att lugna när det gäller en spänd situation, en förändring som kommer (kriskommunikation),
• förbättra och utveckla potentialer och talanger ,
• dela information om företagets liv : nya marknader etc.
• presentera en ny medarbetare ,
• informera om nya tjänster tillgänglig för anställda: daghem, tvätt, olika kurser etc.
• främja en anställds verksamhet utanför företaget : engagemang för en specifik sak, idrottsföreställningar, konstnärlig verksamhet etc.
• låta en anställd dela personlig eller professionell framgång : examen som erhållits inom fortbildning, innovation etc.

Idag konsumerar vi information på ett radikalt annat sätt än för några år sedan. Det är därför viktigt att anpassa din interna tidning till nya trender så att den läses av så många som möjligt samtidigt som den integreras harmoniskt i din interna kommunikationsstrategi.

Hur skapar jag en affärstidning?

Om upprättandet av en intern företagstidning kräver ett minimum av kunskap (redaktionell, layout, grafik, layout, utskrift, distribution, etc.), Att använda sig av kommunikation är dock inte systematiskt . Några av dina anställda har verkligen dessa talanger och kommer att glädjas åt att utveckla dem genom att engagera sig i projektet. Tveka inte att ringa ett generellt samtal innan du vänder dig till en kommunikationsbyrå vars priser kan vara mycket höga beroende på dina behov.

Stegen är klassiska och gemensamma för andra medier, nämligen: att inrätta ett team som ansvarar för projektet, definiera det övergripande målet och målet för varje publikation, ställa in den redaktionella raden, utforma innehållets form, välja ämnen som ska behandla…

Bygg redaktionen

Medan redaktionerna tidigare huvudsakligen bestod av medlemmar i HR -avdelningen, är de nu öppna för alla frivilliga anställda från företagets olika avdelningar. En redaktion bestående av individer med olika bakgrunder erbjuder ett brett spektrum av ämnen att ta upp och talar till ett större antal medarbetare. Dessutom medför detta bättre sammanhållning kring ett gemensamt projekt och ökad allmän motivation.

Helst, HR -avdelningar kommer att behålla ledningen av företagstidningen, innehållet - och kommunikationsavdelningen såväl skrift som formalisering . När det gäller ett litet företag är det ofta ledningen som sköter tidningen. I det här fallet är det viktigt att se till att tidningen inte bara blir det sistnämnda språkröret och / eller att censuren inte är den högsta.

Det är också möjligt att lägga ut tidningens skrivning till en kommunikationsbyrå.

Samarbetet mellan olika aktörer i företaget är en verklig garanti för framgång för en intern tidning. Förena och motivera dina trupper att engagera sig i utvecklingen av denna tidning för att maximera framgången för din interna kommunikation via detta medium.

Definiera målet

Innan du påbörjar produktionen av allsidiga skrifter, ta dig tid för varje fråga att exakt definiera målet av ditt inlägg. Vill du :

• att lugna vid stress,
• förbund kring ett globalt affärsprojekt,
• förbereda sig för en förändring Nästa,
• underrätta nya tjänster,
• att dela en särskild framgång för företaget,
• låt en av dina anställda dela en extra professionell passion ,
• att uppmuntra ett solidaritetsinitiativ,
• etc.

Detta kommer att ge redaktörerna en lämplig riktning, en lämplig inställningsvinkel för utvecklingen av artiklarna.

Definiera ditt mål

Ett företag består av olika personer som verkar på olika nivåer, inte alla har samma förväntningar och intressen. Det är avgörande att din företagstidning riktar sig inte till en enda kategori anställda . Alla måste hitta sitt konto.

Ta dig tid att studera din läsekrets och allas intressen för att generera allmänt intresse.

Definiera den redaktionella raden

I allmänhet kan alla typer av nyheter om affärslivet som kan vara av intresse för medarbetarna diskuteras: nya marknader, stora projekt, personligheter som markerar strukturen … Kort sagt allt som kan fånga läsarna utan att behöva en annan kommunikation. Det är möta förväntningarna hos din läsekrets under straff för att förlora den.

Du måste också hitta ett namn för din journal. Var kreativ samtidigt som du respekterar ditt företags identitet. Namnet ska vara kort, lätt att komma ihåg.

Format och media

Från ett enkelt nyhetsbrev som skickas till alla anställda via e -post till en mer omfattande tidning, som förmedlar många nyheter, distribueras till alla och är tillgängliga i företagets reception, är möjligheterna när det gäller interna tidningar rikliga. Detta är ett tillfälle att lyfta fram dina anställdas kreativitet och talanger och arbeta med ditt företags image .

Utveckla din tidning på ett program som Indesign, Publisher, Canva, Scribus eller helt enkelt word.

Det är lämpligt att göra en mock-up före distributionen för att kontrollera att allt är kompatibelt, välskrivet och korrekt formulerat. Det optimerar också färgpaletten för utskrift om det behövs.

Texterna och det visuella måste vara organiserade på ett lätt sätt, färgerna tillräckligt ljusa utan att vara aggressiva, teckensnittet läsbart och kläderna strukturerade.

Oavsett medium och format väljer du att du respekterar företagets grafiska stadga såväl som dess visuella identitet. Tidningen bör också överensstämma med bilden och andan i ditt företag.

Välj en tvärkanalsändning ger möjlighet att tillfredsställa alla. För om det digitala i stort sett har företräde framför fysiska medier förblir det senare intressant och bör inte försummas.

Bildrättigheter och upphovsrätt

Om du använder foton och / eller andra bilder som samlats in här och där, var noga med att skaffa dig rättigheterna till dem. På samma sätt måste alla personer som visas i dina bilder ha gett sitt samtycke till distribution (bildrättigheter). Ditto för byggnader och andra konstruktioner.

Se också till att texterna som produceras inte kommer från kopior av verk eller från plagiat (upphovsrätt).

Pappersstöd

Detta är' ett måste - en oreducerbar kan man säga - att inte förbises . Kontakt med papper förblir oöverträffad. Att bläddra i en tidning skulle vara en lugnande känsla. Fördelarna med papperstidningen är många: vi behåller det mer än ett mejl, det kan konsulteras överallt (inklusive där nätverket inte passerar). Det är också lättare att avsätta en papperstidning för senare läsning. Bara blicken av den senare kommer att påminna läsaren om att den innehöll en intressant artikel.

När det gäller formatet har du valet: flygblad, broschyr eller broschyr, A4, A5, vertikal eller horisontell eller någon annan mer original presentation. När formatet på din tidning har valts kan du använda det för varje distribution för att bibehålla visuell konsistens.

När det gäller utskrift har du också ett val här. Du kan välja att hantera detta steg internt eller att ringa till en skrivare. I alla fall är det att föredra att skriva ut ett tillräckligt antal kopior. Bättre att planera bredt. Du kan alltid lämna några kopior av din interna journal i receptionen, detta kommer att stärka företagets image med besökare.

Elektronisk media

Du skickar din e-journal i pdf eller annat format via e-post, via en läsapplikation eller så kan den ses online på företagets webbplats eller till och med via ett intranät eller ett CSR.

Var uppmärksam på vikten av bilderna och andra bilder, särskilt för att inte tynga ner dokumentet. Nedladdning eller visning skulle saktas ner och läsningen äventyras.

Video

Om du har behärskat koderna för att producera filmade tidningar som tv -nyheter, kortfilmer eller företagsfilmer kan du börja skapa en videoversion som kommer att läggas online via samma media som tidigare. Mer dynamiskt, roligt och livligare än tidigare stöd, men detta tillvägagångssätt kräver dock speciella färdigheter. liksom ökad tillgänglighet för arbetstagare.

Periodicitet

Företagstidskrifter är vanligtvis varje månad . Delas ut tillsammans med de anställdas lönesedel. Beroende på volymen av publicerad information kan du dock välja ett veckovis eller kvartalsvis - eller till och med årligt format (det senare kommer att ha mindre effekt). Ju större ditt företag är, desto mer sannolikt är det för din tidning att hålla information. Och därmed krävs mer frekvent spridning.

Det viktigaste är att hitta rätt publiceringstempo och håll dig till den för att behålla intresset av dina läsare.

Innehåll i en intern journal

Fund och form

Ta hand om både innehållet och formen på din tidning: texter välskrivna, relativt korta, illustrerade och organiserade på ett harmoniskt och attraktivt sätt . Din interna journal ska framför allt vara underhållande, annars kommer den inte att läsas. Variera bildens format, spela med färgerna, titlarna, inläggen för att underlätta läsningen.

Du kan hämta inspiration från redan bladade företagstidningar eller den klassiska pressen.

Försumma inte steget korrekturläsning som syftar till att kontrollera att allt är korrekt och att texterna inte innehåller fel.

Vilken information ska jag dela?

En intern tidning, oavsett om det är ett enkelt nyhetsbrev eller en riktig tidning, ser ut så här - varje artikel är mer eller mindre utvecklad beroende på vilket format som används:

Edito

Inom journalistiken är det så skriven av redaktören - eller chefen för tidningen - och fungerar som en inbjudan. Den presenterar redaktionens intresse (icke-personlig synvinkel) på ett av tidningens huvudämnen som den relaterar till och anger tonen för numret. Det är ett utbyte mellan redaktionen och läsekretsen.

Nyheter i korthet - Företagsnyheter

Information om företaget kommer att spridas här: framgångar - men också misslyckanden, pågående projekt, flytt av en tjänst, drift av cateringtjänsten, nyanställda, pensionering, marknadsföring, tjänster tillgängliga för anställda, etc.

Denna information måste framför allt sätta den mänskliga sidan i rampljuset .

Diverse och varierade föremål

Dessa skrifter skrivna av redaktionen eller av personer "inbjudna" eller volontärer kan ta upp olika ämnen, som rör företagets liv eller inte:

• expertartiklar : en expert synvinkel på ett visst ämne (ledningssystem, offentliga tal, ökat självförtroende, etc.) eller presentera en konferens som sannolikt kommer att intressera anställda etc.
• artiklar om välbefinnande på jobbet : dessa påverkar all personal och kan ta upp ämnen som utbrändhet eller psykosocial riskhantering, eller till och med ge idéer och övningar för att slappna av och lära sig att hantera sin tid bättre …
• information om det lokala livet : shower, konferenser, nya serveringsställen, nya omgivande tjänster (kemtvätt, daghem, parkering, trafik, etc.).

Företagets sociala liv

Ge alla anställda möjlighet att uttrycka sig , oavsett om det är för en av deras professionella framgångar eller en sak som ligger dem varmt om hjärtat, i en annan personlig passion, en sportig utmaning, etc.

Dela här nyheterna om företagsklubbar, humanitära projekt, sportutmaningar och andra, organiserade av företaget, öppna för alla anställda, men baserade på volontärarbete.

Annonser: behåll ett utrymme så att anställda kan kommunicera och dela information som semesteruthyrning, köp / försäljning av utrustning etc.