Hur analyserar man alla problemets dimensioner? Svårigheten är att närma sig temat från relevanta vinklar genom att ställa rätt frågor. Detta är exakt vad QQOQCP -metoden tillåter.
Ofta kämpar team för att lösa ett problem på grund av allas uppfattning om det. Uppfattningar som sällan stämmer på grund av deras uppenbara subjektivitet, var och en tenderar att titta och tänka bara från sin synvinkel och hans kunskap och / eller erfarenheter.
Metoden QQOQCP gör det möjligt att göra en detaljerad analys av situationen . Och detta på ett konstruktivt sätt, baserat på systematiska ifrågasättningar för att vända problemet i alla riktningar, för att bryta ner det i alla dess dimensioner, för att flytta blicken och för att öppna möjligheterna till lösningar.
Presentation av QQOQCP
Definition
Metoden skulle komma från 20 århundraden tillbaka, under Romarriket i den så kallade Quintilian hexameter. Dess engelska version är känd som "5 W's" - Who says What? Var, när och varför?. Dess franska namn "QQOQCP" kommer från förkortningen som definierar det:
- F - Vad : objekt, handling, fas, operation.
- F - Vem : intressenter, aktörer, chefer.
- O - var : plats, distans, scen.
- F - När : tid, schema, varaktighet, frekvens.
- Hur är det : material, utrustning, nödvändiga medel, sätt, sätt, rutiner.
- P - Varför : motiv, motiv, skäl för att vara, etc.
Frågan kan tillskrivas en ytterligare viktig axel: "Hur mycket?" (kostnader, kvantitet …). Metoden tar sedan förkortningen QQOQC MOT P. Förresten, den sista P - Varför kan sträcka sig till för vad: i vilket syfte?
Processen består av att samla in och analysera all relevant information som finns tillgänglig genom att ställa högst antal frågor av alla slag angående ett problem, en situation, ett ämne som definierats på förhand. Tanken är att tänk konstruktivt för att få fram huvudorsakerna till problemet, orsakerna till ett specifikt projekt , definiera huvudlinjerna i en handlingsplan, etc.
Syftet med processen
Med det här verktyget kan du utforska ett tema från alla vinklar och hitta lämpliga lösningar. Det låter dig också sortera en uppsättning relevant information och klassificera den enligt denna logik: från "vad" (beskrivning av situationen i fråga) till "varför".
Fördelar och begränsningar med metoden
En av fördelarna med QQOQCP är dess enkelhet, både i dess genomförande och i dess praktiska användning. Dessutom är det en metod som uppmuntrar en bred och konstruktiv fråga. Det gör det möjligt att samla in viktig och exakt information om en given situation.
Bland dess begränsningar kan vi notera den "störande" eller kontraproduktiva karaktären som vissa frågor kan anta om de är dåligt formulerade.
Kontext för användning av metoden
När det gäller tillämpning är QQOCQP -metoden mycket användbar för analys, kartläggning och definition av målprocesser parallellt med Ishikawa -metoden (orsak och verkningsdiagram) mer fokuserad på att lösa organisatoriska dysfunktioner. Den kan således bland annat användas i sammanhanget av:
- Problemlösning
- Definition av en handlingsplan
- Utveckla ett projekt
- Skriva en mötesrapport
- Hantering av män , särskilt inom ramen för konflikthantering
- Prospektering
QQOCQP i detalj
WHO ?
Det är en fråga om att bestämma vilka är de olika huvudpersonerna som är inblandade. Denna fråga kan "rikta" människor, positioner, tjänster, färdigheter, vilken typ av aktörer som är inblandade (anställda, kunder, leverantörer, olika tjänsteleverantörer etc.). Således är frågorna att ställa bland annat följande:
- Vem identifierade problemet? Vem startade förhöret?
- Vem är ansvarig för projektet, filen?
- Vem orsakar problemet?
- Vem påverkas direkt?
- Vem påverkas?
- Vem behöver svar?
- Vem ska man kontakta?
Det kan vara klokt att kvalificera dina kommentarer genom att formulera dessa frågor på ett mindre påträngande och mer diplomatiskt sätt: Vem är personen som identifierade problemet? Vad är dess funktion? Vilka avdelningar och team är inblandade? etc.
Vad ?
Denna fråga är för definiera tydligt och exakt det aktuella problemet , fokus på det projekt som ska genomföras osv. Tanken är att bestämma problemets art såväl som dess konsekvenser, bättre definiera de olika aspekterna av ett projekt, etc. Således kan ifrågasättningen vara:
- Vad är det exakt?
- Hur är situationen i dagsläget?
- Vilka är konsekvenserna?
- Vilka är riskerna?
- Vad har införts för att lösa problemet?
- Vad är avkastningen?
- Vad har fungerat? Omvänt, vad uppfyllde inte de ursprungliga förväntningarna?
Var ?
Det är genom denna fråga om beskriva platser och exakt lokalisera saker i rymden. Frågorna kommer att fokusera på:
- Vad är problemet ? I vilket land, byggnad, avdelning, team etc. ? På vilken produkt? Vilken maskin? Vilket inlägg? etc.
- I vilket skede uppstår svårigheten?
- Är platsen för problemet tillgänglig?
När ?
Sedan kommer frågan om temporalitet. Målet är att bestämma de tidsmässiga omständigheterna - frekvens, varaktighet, förutsägbarhet etc. - av problemet. Frågeställningen kretsar sedan kring frågor som:
- När uppstod problemet egentligen?
- Hur länge har denna oro funnits?
- Efter vilken speciell händelse?
- Uppstår svårigheten regelbundet? Om så är fallet, hur ofta?
- När uppstår problemet?
Hur? ”Eller” Vad?
Det är definiera hur problemet uppstår, men också hur aktörerna agerar och med vilka medel (denna punkt kan lösgöras och bli föremål för en specifik ifrågasättning):
- Hur visar sig problemet?
- Hur reagerar de olika huvudpersonerna?
- Vilka förfaranden finns, följs? Vad är instruktionerna?
- Hur hanterar regelverket denna typ av situation?
- Vilka metoder används?
- Hur är företaget, tjänsten, teamet organiserat?
Hur mycket ?
Ofta inkluderad i föregående punkt, syftar denna fråga till kvantifiera medlen - mänskligt, ekonomiskt, tekniskt, tidsmässigt, etc. - sätta på plats och / eller nödvändigt inför situationen. Frågor som:
- Hur lång tid har vi på oss att lösa problemet?
- Vilken budget har vi?
- Hur många maskiner, verktyg, stationer, tjänster etc. är oroad ?
- Hur många leverantörer kan vi rådgöra med?
- Hur mycket kostar standard för företaget?
Varför ?
Den sista aspekten av förhöret handlar om orsakerna, rötterna, men också det avsedda målet. För var och en av de föregående frågorna och för att kritiken ska vara konstruktiv kan det vara lämpligt att analysera orsakerna och användningsområdena, målen för de olika elementen som identifierats .
Så för varje Vem, Vad, Var, När, Hur, Hur mycket är det vettigt att fråga varför och för vilket syfte (för vad?) För att analysera problemet på djupet och lösa det effektivt.
