Många företag har nu inkluderat distansarbete i sitt driftsätt. Vissa team består av anställda som alla arbetar på distans från varandra. För chefen för ett sådant team är det intressant att behärska några tekniker och följa några regler för att hålla allas motivation högst upp.
Utmaningarna i ett virtuellt team
Vad menar vi med ett ”virtuellt” team?
Ett team sägs vara "virtuellt" när dess medlemmar inte alla arbetar fysiskt på samma plats och samtidigt.
Det handlar därför om att arbeta tillsammans, men var för sig. Tillsammans i den meningen att hela laget går åt samma håll, mot samma mål. Separat, eftersom inte alla anställda delar samma kontor, samma miljö, samma arbetstid etc. och träffas faktiskt inte sällan.
Det kan vara team där alla medlemmar är i samma geografiska område, men arbetar - regelbundet eller heltid - från en plats som inte är företaget. Vissa jobbar hemifrån, andra är fan av coworking -centra, ytterligare andra reser jorden runt som en del av sina uppdrag och kommunicerar från sin nuvarande arbetsplats.
Ibland har laget ingen fast och permanent mötesplats.
Specialfunktioner i ett fjärrteam för chefen
Medan ett distansarbete har olika fördelar för chefen - flexibilitet, ökad produktivitet, större tillfredsställelse av anställda, lägre kostnader, etc. - det finns fortfarande några mer känsliga punkter - som tillhör gruppen och teamidentiteten är svår att genomföra, svårt att installera, svårigheter att rekrytera rätt profiler, kulturella hinder om tillämpligt, etc.
Dessa är alla element som kan försvaga individuell och kollektiv motivation.
Motivera ett team genom distansarbete
I stort sett kräver att motivera ett virtuellt team aktivering av samma spakar som de som används för ett "traditionellt" team. Vissa punkter måste dock anpassas, förstärkas. Samtidigt är det också lämpligt att aktivera specifika spakar som är specifika för fjärrhantering.
Kommunicera
Kommunikation är grunden för varje relation och pelaren för framgång. När alla medlemmar i samma team är geografiskt spridda tar det en ännu viktigare plats.
Chefen för ett helt eller delvis distansarbete måste särskilt se till att kommunikationen inom teamet, men också utgående, är regelbunden och flytande.
Att ge uppdrag mening
Om ansikte mot ansikte är det lättare för medlemmarna i ett team att hitta sin plats inom ett projekt, ett team eller ett företag, det är mycket mer komplext när man bara arbetar med mycket sällan - ibland aldrig - sina kollegor och att vi sällan sätter sin fot i lokalerna för hans företag.
Involvera och lita på
En av pelarna i distansarbete är förtroende. Chefens förtroende för sina anställda och den senare förtroende för sin chef.
Micromanagement, om det är skadligt i "klassiska" team, är ännu mer så i samband med distansarbete där det kan förstöra motivationen. Således är det bättre att hantera när det gäller att utföra uppgifter snarare än när det gäller tidsfrister och tid att göra dem.
Ge och be om regelbunden feedback
Mer än någonsin, i distansarbete, är det viktigt för chefen att regelbundet undersöka sina anställda om deras behov, deras känslor … och att ge dem konstruktiv feedback på sitt arbete. Detta, så att alla går åt samma håll och siktar på samma mål.
Värdera och erkänn arbete
Även om det är erkänt att produktiviteten är större i distansarbete än ansikte mot ansikte, är det viktigt för chefen för ett virtuellt team att värdera och känna igen sina samarbetspartners arbete. Det är viktigt för chefen att inte bara gratulera sitt team i små grupper, utan att känna igen arbetet inför de andra medarbetarna i företaget. Å ena sidan kommer distansarbetare att vara kända för alla (svårt att veta vem som intar vilken position när du aldrig ser dem) och å andra sidan kommer det att bidra till att ge mening åt deras uppdrag inom företaget.
Överför företagets värderingar och kultur på distans
Att marknadsföra och överföra organisationens värden är viktigare än någonsin när man hanterar ett virtuellt team.
Säkerställa välbefinnande
En glad medarbetare är en effektiv samarbetspartner, oavsett om de är fysiskt på kontoret eller arbetar hemifrån.
Trivsel på jobbet är en avgörande parameter som chefen måste ta hänsyn till. När man arbetar hemifrån ändras riktmärkena: obefintlig restid (högst några meter snabbt över), ingen att hälsa på på morgonen eller med vem man ska prata under raster, inget bakgrundsbrus, ingen kollega i närheten etc.
Det är dock viktigt att upprätthålla en viss rutin och självdisciplin om raster och gränsen mellan arbete och liv. Livskvaliteten kan därmed snabbt försämras.
Betala i tid
Det kan tyckas trivialt, men när du arbetar utanför ditt företags lokaler tar en dag försenad utbetalning av din lön större vikt än när du är fysiskt på kontoret och kan enkelt komma ifrån allt. Fråga om det.
Att betala anställda i tid är en garanti för förtroende, respekt för det utförda arbetet och för individen.
Favorit videosamtal / möten
När man inte kan se varandra fysiskt, för att fungera bra tillsammans, är det dock viktigt att kunna sätta ett ansikte mot en röst eller ett namn.
Dessutom kan du se personen som du utbyter med - oavsett om det är ansikte mot ansikte eller i video - att du kan uppfatta din samtalspersoners icke -verbala språk, ett avgörande inslag i interpersonell kommunikation.
Organisera fjärrlagsevenemang
När olika medlemmar i ett team arbetar på avstånd från varandra kan sammanhållning vara relativt svår att uppnå.
Denna fil refereras till i: Management: agera utifrån motivationsfaktorer - Hur hanterar man ett team av distansarbetare?
