Detta sista steg i beslutsprocessen är avgörande. När beslutet väl är taget är det verkligen dags för konkreta åtgärder! Om chefen i slutändan är den som bestämmer och hans anställda måste genomföra de fattade besluten är applikationen inte alltid lätt.
Förbered för tillämpningen av ett beslut
Ett beslut har fattats. Nu är det dags att tillämpa den enligt den definierade handlingsplanen.
Vanligtvis finns det inga problem - eller väldigt lite - om alla anställda har varit delaktiga i beslutsprocessen och fullt ut - eller nästan - köper in sig på vad som har beslutats. Kort sagt, om genomförandet av beslutet har förberetts noggrant uppströms.
Den goda chefen kommer då att ha tänkt på:
- dela hans vision,
- organisera arbetet effektivt,
- fördela roller och uppdrag på ett relevant sätt,
- sätta individuella och kollektiva mål,
- stödja sina anställda i förändringen,
- etc.
Det blir tufft när så inte är fallet och anställda är ganska motståndskraftiga mot det nämnda beslutet - och den resulterande förändringen. Dessa motstånd kan ha olika ursprung:
- beslut som fattats utan deras vetskap,
- att chefen inte tar hänsyn till frågor, kommentarer, ovilja från sina anställda,
- liten eller dåligt förklarad process,
- rädsla för förändring,
- inget stöd för chefen under hela processen,
- etc.
Detta motstånd kan ha mer eller mindre skadliga konsekvenser för laget eller till och med för företaget:
- blockeringar vid genomförandet av beslutet av anställda,
- projektsabotage,
- avmattning av projektets framsteg,
- farlig arbetsmiljö,
- avgång av vissa anställda,
- underlåtenhet att genomföra beslutet,
- dålig företagsimage
- förlust av nya marknader …
Varje tillämpning av ett beslut har oundvikligen konsekvenser på olika nivåer, direkt eller indirekt kopplade till det beslutet. Det är därför viktigt att chefen förbereder tillämpningen av de beslut som fattats för att hantera denna förändring på bästa sätt, oavsett om det är mindre eller större för hans team.
De olika faserna i processen att tillämpa ett beslut
Förbered dig på förändring
Att nöja sig med att genomföra sitt beslut utan att ta hänsyn till de konsekvenser som direkt eller indirekt orsakas av det skulle driva chefen rakt in i väggen.
Ett beslut kan faktiskt kräva att andra beslut fattas, leda till implementering av alternativa lösningar, påverka andra lag eller möta motstånd som man inte skulle ha misstänkt.
Det är lämpligt att genomföra denna reflektion uppströms applikationen och förbereda förändringen från beslutsprocessen.
Presentera handlingsplanen
Det handlar om att gå in i driftsfasen, från idén till betongen. Chefens roll här är att anta rätt chefsställning och informera sina anställda om beslutet, de olika åtgärderna som ska vidtas, de olika steg som är nödvändiga för att genomföra beslutet: vad kommer att göras, när, av vem, varför, hur, med vad betyder.
Tanken här är att alla fullt ut integrerar vad som behöver göras liksom den roll de kommer att behöva spela i detta projekt / förändring.
Det är därför lämpligt för chefen att på rätt sätt analysera personligheten hos var och en av sina samtalspartners i förväg för att anpassa sitt kommunikationssätt och på så sätt lägga alla chanser på hans sida när det gäller denna presentation. Ge skriftligt stöd för att följa med den muntliga presentationen samt bilder för att engagera alla typer av personligheter.
Svara på frågor och invändningar
Dialog är viktigt. Chefen måste i detta sammanhang uppmuntra sina anställda att ställa frågor, dela med sig av sin rädsla och tvekan, ge sin åsikt, uttrycka sina känslor.
Det är viktigt att chefen hör sina anställdas oro och svarar på ett lugnande sätt …
Involvera huvudpersonerna
Ju mer chefen involverar sina anställda i genomförandet av sitt beslut, desto mer motiveras de till projektets framgång. Helst skulle chefen ha tagit hand om att inkludera sina anställda i genomförandet av handlingsplanen.
Övervaka framsteg och genomföra tidsfrister
För att beslutet ska tillämpas ordentligt och för att bli framgångsrikt bör chefen regelbundet övervaka allas framsteg, se till att deadlines hålls, förutse oförutsedda händelser etc.
Kortfattad om processen
Denna sista punkt är ofta underskattad av chefer. En debriefing efter att ett beslut har fattats - eller After Action Review på engelska - gör det dock möjligt att göra en inventering av hur saker och ting genomfördes och på så sätt lära sig för nästa beslut.
En post-action debriefing låter dig dra nytta av erfarenheten för att kontinuerligt förbättra och maximera teamets sammanhållning.
Ledaregenskaper krävs
För att verkställa sitt beslut måste den operativa chefen ha vissa specifika ledaregenskaper.
Förmåga att kommunicera effektivt
Chefskommunikation är en pelare i ledarskap. Det gör att chefen kan informera, dela information, exakt definiera uppgifter etc.
Som ett led i genomförandet av ett beslut innebär god kommunikation bland annat:
- anpassa ditt kommunikationssätt till dina samtalspartners: ton, använt ordförråd, relevanta bilder, exakt, tydligt och koncist skriftligt material.
- behärska icke-verbalt språk för att bättre förmedla budskap och se till att de är välintegrerade, men också för att upptäcka eventuell motvilja, missförstånd etc.
- leda ett möte: lämplig underlättningsstil, lämpligt mötesformat, tydlig agenda, specifika mål, etc.
Aktivt lyssnande
En integrerad del av rollen som chef, fullt och aktivt lyssnande är viktigt för att bli hörd.
Aktivt lyssnande är:
- höra bortom ord, avkoda icke-verbalt språk, ifrågasätta, omformulera för att säkerställa att ett element är korrekt förstått,
- sätt dig själv i stället för dina samtalspartners för att bättre förstå deras reaktioner och synpunkter,
- visa empati och vänlighet,
- interagera intelligent,
- öka kollektiv intelligens
Ledarskap och övertygelse
En viss karisma är avgörande för att hoppas på framgång i genomförandet av sina beslut. Den goda chefen kommer således att säkerställa:
- vara ett exempel och en drivkraft för sina anställda,
- vara självsäker samtidigt som du är flexibel,
- snabbt kunna övertyga,
- vet hur man förhandlar, bygger ett samförstånd,
- förklara hans beslut …
Möjlighet att stödja förändring
Att veta och veta hur man hanterar de olika stadierna i en förändring är en viktig tillgång för den operativa chefen som därför måste kunna:
- analysera effekterna av ett beslut,
- undersöka krafterna och bromsarna som finns,
- etablera samband mellan orsak och verkan för att formulera handlingsplanen effektivt,
- förutse motstånd för att bättre övervinna det,
- lugna medarbetarna
- motivera ditt team genom att betona styrkan i beslutet när det väl har genomförts,
- visa flexibilitet för att gå framåt på ett konstruktivt sätt och undvika att rikta ditt team …
Möjlighet att hantera konflikter
Att veta hur man upptäcker början av en konflikt och agera från de första spänningarna är viktigt för att leda ett beslut till framgång. Det är därför intressant för chefen att kunna:
- dechiffrera det icke-verbala för att identifiera de outtalade, framväxande spänningarna och andra tecken på motstånd.
- analysera frågorna: försvara teamets intressen samtidigt som varje medarbetares bästa bevaras.
- Skydda spänningarna från början för att förhindra att atmosfären försämras och negativt påverka teamets effektivitet och produktivitet.
- underlätta dialog: låt alla uttrycka sig fritt, främja tolerans, synpunkter …
Denna fil refereras till i: Personalhantering - Hur hanterar man ett team? - Beslutsfattande: process och fallgropar att undvika
