Att meddela dåliga nyheter, oavsett vad det är, är en farlig övning för chefen som kan vara väldigt obekväm, särskilt när han måste kommunicera element som han inte helt prenumererar på.
Ledning och dåliga nyheter
Chefskommunikation är en konst som det är viktigt att behärska när det gäller att leda ett team. Även om det är relativt lätt att kommunicera i fredliga tider och leverera goda nyheter, kan träning snabbt bli en mardröm när det gäller dåliga nyheter.
Ibland fastnat mellan en sten och en hård plats, hans högsta ledning och sina anställda, måste chefen försvara företagets intressen, men också för hans team. Han kan uppleva en stark obehagskänsla med sina anställda om han måste meddela en nyhet som han inte helt stöder, även om han förstår de bakomliggande orsakerna (budgetnedskärningar, uppsägningar etc.).
Kommunikation är en integrerad del av chefsställningen. Det är faktiskt chefens skyldighet att ta sitt ansvar och kommunicera konstruktivt med sitt team, i goda tider som i dåliga tider. Dessa kan ha olika former och varierande svårighetsgrader:
- budgetnedskärningar
- dåliga resultat
- icke-validering av ett projekt
- icke förlängning av kontrakt
- påföljder för sena betalningar på ett projekts budget
- avslag på höjning, kampanj, överföring, betald semester etc.
- Varning
- uppsägning
Beroende på sammanhanget, personligheten (erna) framför, själva essensen i nyheterna och dess grad av betydelse, kommer chefen se till att kommunicera effektivt samtidigt som han tänker på att han pratar med en person.
Lyssna, välvillighet, sunt förnuft och empati kommer därför att krävas!
Hur bryter du dåliga nyheter?
Det finns inget mirakelrecept för att göra ett sådant tillkännagivande och förvänta sig att de berörda anställda reagerar som om ingenting hade hänt. Beroende på sammanhanget och graden av nyhetens betydelse och om det gäller en enda person eller hela teamet, kommer chefen att behöva anpassa sitt ingripande.
Vi kan dock definiera en gemensam ram för att förbereda och tillkännage dåliga nyheter.
Förbered ditt budskap och ingripande
Det första du ska göra innan du meddelar en eller flera anställda om dåliga nyheter är att förstå alla ins och outs:
- I vilket sammanhang togs beslutet med denna nyhet?
- Varför ? Vad är orsaken till detta beslut? Vad var insatserna?
- Vem bestämde? Vem rådfrågades?
- Är detta det enda möjliga beslutet? Vad var de andra möjligheterna?
Det är viktigt att chefen tar sig den tid som krävs för att fullt ut förstå nyheterna om det inte kommer från honom direkt för att kunna överföra informationen på ett relevant och antaget sätt och svara på frågor från hans / hennes samtalspartner. .
Dessutom är det också viktigt för chefen att strukturera hur han meddelar nyheterna inför mötet och att förbereda sig för de olika möjliga reaktionerna.
Det är lämpligt för honom att tänka på den bästa infallsvinkeln, hitta rätt ord att sammankalla, närma sig, leverera, förklara och inte skada medarbetarna. Han kommer att kunna tänka på de ord som är välkomna att använda. Ord som kommer att informera medarbetarna från början av intervjun om innehållet i mötet. Målet är att förbereda dem så lite som möjligt för tillkännagivandet.
Chefen kan använda sina förmågor för empati och emotionell intelligens. Genom att försöka sätta sig i hans medarbetares skor - vars funktion han känner, blir det lättare för honom att hitta rätt ord.
Välj rätt tid och rätt plats
För att minska påverkan av dåliga nyheter är det också viktigt att välja rätt plats - neutralt och av nyfikenhet - och när man ska bryta det. Beroende på sammanhanget, innehållet och antalet inblandade personer väljer chefen igen den lämpligaste lösningen.
Det är dock lämpligt att inte vänta. När beslutet väl är taget är det viktigt att snabbt förmedla det. Ju längre chefen tar på sig att dela de dåliga nyheterna, desto svårare blir det för honom att göra det. Dessutom ska medarbetaren inte höra om det på något annat sätt.
Var direkt medan du är diplomatisk
Hur de dåliga nyheterna kommer att meddelas av chefen beror på reaktionen från hans / hennes medarbetare. Kommunikation - verbal och icke -verbal - får hela sin betydelse här, eftersom den minsta ansiktsgest eller mikrouttryck som strider mot de formulerade orden kan leda till ett missförstånd, en felaktig tolkning av budskapet. Målet är att eliminera oklarheter eller tvivel om innehållet i det överförda meddelandet.
Chefen måste vara direkt, tydlig, exakt samtidigt som han förblir diplomatisk och bekymrad av sin samtalspartner. Han måste vara äkta och uppriktig, inte överdriva det eller framstå som en hycklare. Dåliga nyheter är svåra att smälta. Du behöver inte lägga till mer med ord eller beteende som skulle ringa falskt. Inget behov av att prata om regnet eller det goda vädret eller att avvika från ett annat ämne än nyheterna.
Hitta en balans mellan en kall, uttryckslös / orörd hållning för att leverera de dåliga nyheterna och en alltför medlidande hållning.
Att förklara
Förmedla nyheterna genom att undvika att slå runt busken, utan snarare genom att förklara exakt och hålla fast vid fakta varför detta beslut såväl som processen som ledde till det. Ge tydliga och exakta element.
Det är viktigt att den berörda medarbetaren är säker på att detta beslut inte togs lätt eller på hans chefs infall, utan på ett rättvist sätt, till exempel enligt ett protokoll som exakt definieras i företagets föreskrifter.
Chefen kan således förklara för sin medarbetare orsakerna till denna nyhet, processen som följde, de personer som konsulterades / deltog i detta beslutsfattande.
Chefen kan uttrycka för sin samarbetspartner sitt obehag gentemot det nämnda beslutet om det inte kommer helt från honom och att han inte helt följer processen, men kommer att behålla sin kritik mot protokollet eller sättet att göra för hans hierarki. Målet är inte att misskreditera någon gentemot andra anställda - processen på plats, företagsledningen eller den anställda i fråga - och ta sitt ansvar som chef.
Var försiktig så att du inte går in i en debatt om beslutets meriter eller karaktär. Den senare begravdes och det är ingen fråga om att gå tillbaka över det.
Att ta sitt ansvar
Detta är följande punkt: ta mod med båda händerna och ta beslutet, oavsett om det kommer helt från dig själv eller inte. Chefen, om möjligt, föredrar att dela de dåliga nyheterna personligen. Han kommer att undvika att skicka den via e -post eller delegera denna känsliga uppgift till en tredje part.
Dölj inte heller bakom en tredje person, skyll andra på beslutet. Chefsställningen innebär att man vet hur man tar ansvar för det som händer inom hans team och fattar rätt beslut, oavsett om det är synonymt med goda eller dåliga nyheter för laget.
Välkommen reaktioner / känslor
När de dåliga nyheterna har meddelats finns det en god chans att anställda kommer att reagera på ett eller annat sätt, med mer eller mindre häftighet. Det är viktigt för chefen att låta sin samtalspartner höra och reagera, inom rimliga gränser, förstås.
Chefen måste aktivera sina mjuka färdigheter, särskilt:
- emotionell intelligens: acceptera reaktionen på dåliga nyheter. Det är helt normalt att reagera på dåliga nyheter som du inte förväntade dig.
- empati: att sätta sig själv i stället för sina samtalspartner gör att chefen bättre förstår reaktionerna från sina medarbetare och välkomnar dem bättre.
- aktivt lyssnande: lyssnar fullt ut på reaktionerna - verbalt och icke -verbalt språk - och svarar på de frågor som ställs. De anställda som påverkas av de dåliga nyheterna måste / måste höras och beaktas. Dessutom kan insamling av feedback på hans sätt att göra saker också vara konstruktivt för chefen.
- välvillighet: lämna tid för anställda att integrera nyheterna.
Går vidare
Förklara vad resultatet kommer av beslutet:
- steg efter tillkännagivandet av de dåliga nyheterna - särskilt i samband med ett avsked eller en omstrukturering …
- implementering av nya direktiv eller tillkännagivna alternativ: byte av programvara, ändring av procedurer etc.
- alternativ som är tillgängliga för den / de berörda medarbetarna - i synnerhet vid en buyout, omstrukturering, av / flytt, etc.
- förändringar inom teamet: drift, arbetsfördelning, omstrukturering, rekrytering av ny medarbetare, sökning efter nya leverantörer, sökning efter billigare alternativa lösningar etc.
Var konstruktiv
Oavsett vilka nyheter som meddelas kommer laget att behöva fortsätta framåt. Det är därför viktigt för chefen att redan bygga de dåliga nyheterna och presentera åtgärder / förändringar efter dåliga nyheter.
Vare sig det gäller en enskild anställd eller ett helt team, är det viktigt att hålla kursen och upprätthålla truppernas moral och effektivitet och sammanhållning som bäst.
Den här filen refereras till i: Chefskommunikation - att veta hur man skickar ett meddelande till ditt team
