Fördröjningar på jobbet eller möten är vanliga, men det är chefens ansvar att vidta åtgärder så att denna dåliga vana inte eskalerar och undergräver effektiviteten hos ett helt team.
Sen anställd, när ska man reagera?
Tappade nycklar, trafikstockningar, problem med kollektivtrafiken, dåligt väder, långvarigt telefonsamtal, brådskande att hantera … Vi var alla sena en dag till kontoret eller till något möte, trots all vår goda vilja.
Inför en medarbetare som är sen en eller två gånger är det viktigt för chefen att visa förståelse och ett minimum av mänsklighet vid dessa tillfällen.
Men om det är en vana att komma för sent är det dags att vidta åtgärder. Eftersom en senkomare kan ha vissa negativa effekter på ett team eller till och med på ett helt företag:
- desorganisation,
- minskad effektivitet och produktivitet,
- försämring av arbetsmiljön,
- spänningar, konflikter inom teamet, tjänsten,
- etc.
Hur ska man reagera?
När förseningarna blir regelbundna, till och med dagligen, måste chefen ingripa innan situationen slipper honom helt och saker eskalerar.
-
Ha en tydlig policy om förseningar
Det första steget är att ha ett tydligt och etablerat tal och en policy angående förseningar. Om ingenting är stadgat någonstans kan anställda ta sig friheten - ibland ett nöje - att komma när de vill. Eller åtminstone inte oroa dig för mycket om punktlighet i allmänhet.
Framför allt, att undvika tidiga förseningar innebär att föregå med gott exempel. Chefen som vill träffa sina anställda i tid på jobbet eller på ett möte kommer att göra det till en hederspunkt att vara punktlig själv.
Dessutom måste företaget ha tydlig kommunikation i ämnet:
- visa allmän arbetstid,
- ange exakt i de anställdas anställningsavtal dagar och tider för början och slutet av dagen,
- ange påföljder vid bristande efterlevnad - omotiverad - av dessa tider,
- ange proceduren som ska följas vid fördröjning,
- förklara företagets kontroll av arbetstiden, om tillämpligt.
-
Låt din medarbetare veta att du har märkt deras förseningar
Det är viktigt för chefen att låta sina anställda veta att han inte luras och att han märker deras förseningar. Annars kanske de tror att deras förseningar går obemärkt förbi eller accepteras.
För att göra detta är det inte nödvändigt att påpeka din dröjsmål för en anställd så snart han går genom dörren. Det är bättre att vara mer konstruktiv.
Att hälsa alla sina anställda på morgonen är till exempel en vana som gör att chefen kan turnera sina trupper - och därmed lära sig om frånvaro eller förseningar - och anställda att vara fullt medvetna om att deras chef är medveten om deras frånvaro. Förseningar.
Ett annat tips är att gå förbi den sena medarbetarens skrivbord när de kommer. Han kommer därmed omedvetet att inse att hans chef har märkt hans försening och kommer att vara mer uppmärksam därefter.
I ett möte är det enkla faktum att avbryta hans ingripande tills senkomaren bosätter sig tillräckligt för att indikera för den senare att hans beteende inte är lämpligt.
Vanligtvis, helt enkelt genom att låta en anställd veta - tydligt eller på ett mer subtilt sätt - att du har märkt att en fördröjning leder till att de uppmärksammar mer i framtiden.
-
Lista och analysera förseningar
Alla förseningar har varken samma orsaker eller samma natur eller samma konsekvenser. En anställd som alltid kommer 5 eller 10 minuter sent på morgonen, men lämnar sitt kontor lika sent - eller till och med betydligt mer - är inte en fråga om staten så länge han inte är i en position som kräver oklanderlig punktlighet (kundservice, mottagning , butik, etc.).
En anställd i en "ensam" position har råd att komma sent då och då om de gör sitt arbete ordentligt och regelbundet lämnar kontoret senare än förväntat. Det har ingen inverkan på andras arbete. Omvänt kan en anställd sent till ett möte eller ha uppdrag i nära samarbete med olika kollegor inte ha råd att vara regelbundet sen. Det kollektiva arbetet skulle störas kraftigt.
Det är därför viktigt att ta det nödvändiga steget tillbaka och objektivt analysera dessa förseningar för att kunna agera korrekt. Det är inte så mycket fördröjningen i sig som ska beaktas, utan mer den sistnämnas återverkningar på det kollektiva arbetet, teamet, atmosfären etc.
När det väl har bestämts att fördröjningen verkligen är ett problem är det bra för chefen att hålla en logg över de olika förseningarna som märks. Den senare kommer att utgöra ett konkret och obestridligt element i händelse av att den avlidne medarbetaren kallas till. Dessutom, vid upprepade förseningar som är skadliga för företaget, kommer detta register att stödja beslutet om sanktion.
-
Ordna en intervju med den upprepade gärningsmannen
Nästa steg för chefen, när förseningarna hos hans samarbetspartner har registrerats skriftligt, är att kalla den senkomne ansikte mot ansikte för att få en förklaring med honom och omformulera hans beteende. Intervjun sker naturligtvis långt ifrån andra anställdas ögon och öron.
Beroende på de förseningar som observerats och deras konsekvenser kan intervjun vara mer eller mindre formell. Målet är inte att bedöma personen, utan hans beteende och att agera antingen konstruktivt för att få honom att vidta ett mer lämpligt beteende eller att vid behov tillämpa sanktionerna i förordningen.
Det är att föredra, så mycket som möjligt och alltid beroende på konsekvensernas svårighetsgrad, att försöka förstå orsaken till förseningarna. Medarbetaren kan tillfälligt gå igenom svåra stunder i sitt personliga liv som orsakar dessa förseningar. I det här fallet är tanken att hjälpa honom att vidta åtgärder för att lösa dessa förseningar. Beroende på sammanhanget och orsakerna kan dessa åtgärder vara flera (revidering av arbetstiden, uppläggning av arbetsdagar, justering av arbetstagarens schema etc.).
-
Skapa en handlingsplan
Det sista steget är antingen att:
- planera tillsammans med den efterlämnade lämpliga åtgärder för att korrigera detta beteende och förhindra att det händer igen. Övervaka och gratulera insatserna, granska de genomförda åtgärderna eller sanktionera om förseningarna kvarstår.
- tillämpa lämpliga sanktioner: varning etc.
Den här filen refereras i: Att vara en bra chef: metoder och verktyg - Reframing en underordnad - Hantera svåra personligheter
