Hantera ett virtuellt team: varför och hur?

Fler och fler företag upplever distansarbete för vissa anställda - ibland för alla sina anställda. Att överge modellen för en traditionell arbetsmiljö medför oundvikligen en förändring av hanteringsmetoder, metoder och vanliga processer.

Att hantera ett virtuellt team kräver en rad verktyg och specifika ledningsmetoder.

Snabb navigering

• Vad är ett virtuellt team?
• De fyra dimensionerna i ett virtuellt team
• Nycklarna till att hantera sådana team
• Praktiska tips för att hantera geografiskt spridda medarbetare

Vad är ett "virtuellt" team?

Det är först och främst intressant att komma ihåg vad ett team är, oavsett om det är virtuellt eller inte. Ett team är en grupp individer som arbetar tillsammans i samma riktning. Det existerar bara genom sina uppdrag, sina projekt, sina kollektiva mål. Alla identifierar sig själva som en del av samma enhet. Alla agerar i gruppens intresse, under ledning av en chef.

Ett team sägs vara "virtuellt" när dess medlemmar inte alla arbetar fysiskt på samma plats och samtidigt. Det handlar därför om att arbeta tillsammans, men var för sig. Tillsammans i den meningen att hela laget går åt samma håll, mot samma mål. Separat, eftersom inte alla anställda delar samma kontor, samma miljö, samma arbetstid etc. och träffas faktiskt inte sällan.

Det finns flera typer av så kallade "virtuella" team. Det kan agera i team vars medlemmar alla är i samma geografiska område, men arbetar - regelbundet eller heltid - från en plats som inte är företaget. Vissa jobbar hemifrån, andra är fan av coworking -centra, ytterligare andra reser jorden runt som en del av sina uppdrag och kommunicerar från sin nuvarande arbetsplats. Ibland har laget ingen fast och permanent mötesplats.

Med tillkomsten av ny teknik, särskilt inom kommunikation, lär sig anställda i virtuella team att arbeta tillsammans, samtidigt som de är på egen hand, mot ett gemensamt mål. Tid, rum och organisation omdefinieras. Länkarna mellan de olika anställda i samma team förstärks tack vare nya kommunikationssätt.

Att komponera och hantera ett virtuellt team har naturligtvis fördelar, men också vissa gränser.

Fördelar

• Flexibilitet för teammedlemmar - bättre balans mellan privat- och yrkesliv, organisation av arbetstid, organisering av uppgifter etc.
• Minskade kostnader för organisationen - infrastruktur, fastigheter, utrustning, omsättning etc.
• Bättre produktivitet - mindre stillestånd, bättre kommunikation …
• Ökad tillfredsställelse från anställda …

Gränser

• Gruppmedlemskap och identitet svårt att genomföra,
• Gruppens sammanhållning ibland svårt att skapa, knepigt förtroende att installera,
• Svårigheter i rekrytera rätt profiler , komponera rätt team,
• Tekniska skillnader beroende på medarbetarnas placering, IT -underhållssvårigheter, merkostnader för de tjänster som inrättas enligt de geografiska områdena etc.
• Kulturella hinder, om sådana finns,
• etc.

De fyra dimensionerna i ett virtuellt team

Jessica Lipnack och Jeffrey Stamps har etablerat 4 dimensioner som kännetecknar ett virtuellt team:

• Syftet med laget : uppdrag för att uppnå ett mål och uppnå resultat. Detta leder till engagemanget, genom dagliga uppgifter och uppdrag, för varje medlem i teamet för att uppnå ett gemensamt mål. Det senare är klart definierat, delat och accepterat av alla. Detta resulterar i specifika roller, ansvar och uppdrag för varje medlem i teamet. Målen är alltså både individuella och beroende av varandra.
• Individer : en ledare / chef, medarbetare, 2 dimensioner - internt och externt. Ett virtuellt team är inte bara en uppsättning teknologier, var och en mer utvecklad än den andra. Medlemmar i ett sådant team måste kunna arbeta på två nivåer: internt (självständigt och med andra teammedlemmar), men också externt (med partners utanför teamet - leverantörer, kunder, olika leverantörer etc.).
• Länkar : interaktioner, mellanmänskliga relationer via kommunikationsmedel. Teammedlemmar länkas via olika verktyg (mejl, snabbmeddelanden, videokonferenser, etc.) för att kunna interagera med varandra. Dessa verktyg gör det möjligt att radera avståndet, underlätta arbete och beslutsfattande. Medlemmarna i ett virtuellt team bygger därmed solida mellanmänskliga relationer och utvecklar ett klimat av ömsesidigt förtroende. Grundläggande element för effektivitet och produktivitet.
• Av tillfällighet : en agenda / kalender, projekt, en grupp livscykel. Chefen för ett virtuellt team kommer inte att kunna samla alla sina medlemmar samtidigt på samma plats som han skulle med ett klassiskt team. Han måste hantera allas dagordningar och tidsbegränsningar. Varje medlem, för sin del, måste göra de nödvändiga ansträngningarna för att anpassa sig så bra som möjligt. Idealet är att definiera detta så snart laget är uppbyggt så att det kan ströva omkring innan det hittar sin prestationshastighet.

Nycklarna till att hantera ett virtuellt team

Du hanterar inte ett virtuellt team precis som du hanterar ett "klassiskt" team. Det finns några regler att följa.

Kommunicera effektivt

Kommunikation är grunden för varje relation. När man leder ett team av samarbetspartners utspridda på olika platser är det viktigt att sätta upp flera kommunikationsverktyg med specifika syften:

• dela information formellt alla andra medlemmar i laget eller bara några,
• chatta informellt med kollegor, som vi skulle runt kaffemaskinen eller runt hörnet av en korridor - till exempel via Slack,
• utbyte i ett möte ,
• överföra ett väsentligt element till hela laget,
• gå vidare med ett projekt ,
• kommunicera ett brådskande föremål direkt till rätt person,
• etc.

Således är det viktigt att från början tydligt definiera användningen av vart och ett av de kommunikationsmedel som görs tillgängliga. Detta undviker efterföljande missförstånd eller förlust av tid i organisationen. Dessutom bidrar det till en viss känsla av att tillhöra en grupp. Varje teammedlem vet vilket verktyg som ska användas, när och för vilket ändamål.

Det är också viktigt att alla teammedlemmar kan komma åt alla kommunikationskanaler som ställs in snabbt och intuitivt. Tillräcklig utbildning måste erbjudas varje anställd, oavsett om det sker på plats eller via ett videosamtal eller på annat sätt som gör att deltagaren helt och omedelbart kan ta ägandet av verktyget i fråga.

Varning : Det är viktigt att säkerställa kommunikationsmedlens säkerhet, särskilt när det gäller utbyte av konfidentiell information.

Hantera projekt

I synnerhet bildas ett team för att genomföra projekt.

För detta är det viktigt att investera i samarbetsverktyg , särskilt avsett för projektledning, vilket gör det möjligt att följa deadlines, dela information, skicka meddelanden och varningar, följa allas framsteg, utfärda en veckovis eller månadsvis uppföljningsöversikt med allt som behöver göras, av vem och när.

Användningen av sådana verktyg förbättrar inte bara produktiviteten, utan främjar också kommunikation och utbyte mellan de olika medlemmarna i teamet. De senare kan när som helst följa sina kollegors framsteg, samla den information de behöver, rapportera om sina egna framsteg etc.

Utbudet av projekthanteringsverktyg är brett. Alla kommer att välja den formel som bäst passar deras verksamhetsområde, organisationen och teamets behov.

Mobilisera och motivera trupperna

För att involvera och motivera sina anställda spridda på olika geografiska platser måste chefen möjliggöra maximal flexibilitet, autonomi och handlingsfrihet. Sådana team är särskilt effektiva i befriade organisationer, kännetecknade av ett driftsätt som erbjuder en stor del av självhantering och ansvarighet för sina anställda.

Detta betyder inte att han måste nöja sig med att följa projekten och hans medarbetare på avstånd, utan att interagera med dem regelbundet. Således är det viktigt för honom att stimulera en gruppdynamik och upprätthålla en viss emulering av bland annat:

• dela din vision, ge mening,
• erinra om de gemensamma målen,
• bygga en stark företags- / teamkultur,
• känna igen och värdera det tillhandahållna arbetet,
• öka de olika kommunikationskanalerna …

Praktiska tips för att hantera ett virtuellt team dagligen

För att maximera produktiviteten och framgången för ett team av geografiskt spridda anställda måste chefen använda rätt verktyg och använda rätt hanteringsmetoder, samtidigt som det har ett visst antal specifika kapaciteter. Från samarbetsverktyg till viktiga metoder, här är några idéer för att hantera ett virtuellt team.

Rekrytera rätt personer

Sätt ihop DET rätta laget . Det som kommer att bestå av samarbetspartners som kan arbeta effektivt på distans. Tillräckligt autonom, motiverad, påhittig, med god förmåga att kommunicera skriftligt och muntligt, veta hur man hanterar sin tid effektivt. Och särskilt till vem man ska ha totalt förtroende. Tanken är inte att chefen lägger ner sin tid på att kräva ansvarsskyldighet för att se till att jobbet är gjort.

Vid rekryteringen av dessa medarbetare måste chefen i synnerhet säkerställa deras förmåga att arbeta i ett virtuellt team: tillfreds med de kommunikationsmedel som har tagits och införts, resursstarka inför alla svårigheter eller problem som ska lösas, men kan be om hjälp om det behövs.

Skapa ett förtroendeförhållande med varje anställd

Tillit är grunden för varje relation. Detta är perfekt när chefen och hans medarbetare bara ses ibland.

Det är viktigt för chefen att skapa och upprätthålla en särskild länk med varje medlem i det virtuella teamet:

• kommunicera individuellt och regelbundet med alla,
• kontakta varje anställd regelbundet för att göra inventering av aktuella projekt och uppdrag, men också för att utbyta mer informellt,
• erbjuda regelbundna videosamtal för att humanisera förhållandet,
• ge och be om feedback,
• etc.

Skapa en virtuell teamcharter

Upprätta ett dokument som tydligt definierar teamet och dess regler:

• ändamål i gruppen,
• definition av virtuellt team ,
• presentation av medlemmarna : identitet, roller, ansvar, kontaktuppgifter, bostadsort etc.
• driftsregler : arbetsorganisation, kommunikationsprocess, informationsdelning och projektledningsprocess, planering av formella och informella möten etc.
• mål definition : tillgängliga medel, förväntade resultat, indikatorer som används, etc.

Detta dokument kan också fungera som ett stöd för alla nykomlingar i teamet.

Definiera arbetsprocesser som är både standardiserade och flexibla

Verktyg, arbetsorganisation, process, kommunikation, utrustning och ibland möbler och arbetsmiljö är element som kan påtvingas anställda. Å ena sidan för att underlätta arbete och utbyten. Å andra sidan att vårda känslan av att tillhöra samma grupp.

Att standardisera med tillräcklig autonomi och frihet åt anställda är en garanti för förtroende och konsekvens. Alla är underkastade samma regler.

Denna konsekvens av chefen mot alla medlemmar i hans team möjliggör bättre effektivitet och undviker missförstånd och andra demotiverande faktorer.

Definiera anslutningstider

Se till att bland tidernas arbetstider sammanfaller vissa tidsluckor, särskilt när medlemmarna i teamet arbetar från platser med olika tidszoner. Chefen kan använda dessa ögonblick för att organisera utbyten mellan gruppens medlemmar och / eller för att kommunicera med hela teamet.

Det rekommenderas att har en majoritet av de anställda som arbetar samtidigt över ett intervall på 3 till 4 timmar per dag åtminstone. Även om inget särskilt utbyte är nödvändigt, gör denna princip det möjligt att definiera ett visst medlemskap i samma grupp. Anställda känner sig mindre isolerade och kan interagera vid behov.

Dessutom möjliggör det snabbare och effektivare problemlösningar, om det behövs.

Skapa en lagidentitet

Organisera regelbundna teambuilding -evenemang där alla medlemmar i det virtuella teamet kommer att vara fysiskt närvarande. Om detta av olika skäl inte är möjligt, organisera utmaningar eller helt informella videosamtal under vilka gruppmedlemmar kan lära känna varandra bättre. Det kan vara intressant att planera regelbundna utbyten utanför arbetet.

• Skapa en identisk arbetsyta för alla (hårdvara, programvara, applikationer, etc.),
• Involvera anställda så mycket som möjligt i definitionen av de olika protokollen

Skapa en virtuell kaffemaskin

På kontoret finns det många möjligheter att diskutera och lära känna dina kollegor bättre, knyta solida arbetsrelationer: hälsningar, raster, kaffemaskin, möten, födelsedagsfester etc. När laget är geografiskt spritt är det viktigt att skapa möjligheter att göra detsamma trots avståndet.

Direktmeddelanden, tillgängliga när som helst och för alla medlemmar i teamet, kan tillåta både icke-professionella och professionella utbyten, samtidigt som den behåller samma "lätta" ton som vi skulle använda om vi delade samma kontor. Anställda kommer till exempel att kunna fira födelsedagar eller andra viktiga datum som rör sina kollegor, dela sina planer för helgen eller till och med dela sina erfarenheter / upptäckter / hobbyer.

Uppmuntra till personlig kontakt och mellanmänskligt utbyte mellan gruppmedlemmar.

Erkänn och belöna det utförda arbetet

Belöna bra arbete för att behålla motivationen och engagemanget. Det kan vara lämpligt att ställa utmaningar som, om de vinns, kommer att ge upphov till en belöning: att genomföra ett visst antal projekt, uppnå en definierad omsättning, validera nya färdigheter, skaffa nytt kunnande etc. Dessa belöningar kan vara av olika slag: bonusar, nya ansvarsområden, inbjudningar till en viss händelse, gåvor, etc.

Ett sådant tillvägagångssätt låter inte bara motivationen upprätthållas på en hög nivå, utan gör också att varje medarbetare kan känna sig som en del av ett riktigt team.

• Sätt SMART -mål,
• Främja rollen för alla i gruppen,
• Fira framgångar,
• etc.

Denna fil refereras till i: Att vara en bra chef: metoder och verktyg - Hur hanterar man ett team?