Att ta på sig en rådgivande roll i en organisation är inte alltid lätt.
För det första, denna roll är aldrig klart definierad, eftersom den varierar mycket beroende på organisationens värderingar och behov samt individers behov. Som ett första steg bör det inses att personer som utövar en konsultroll alltid tolkar den officiella definitionen av sin roll, enligt definitionen i organisationsstrukturen. De påverkas säkert av deras personliga behov och deras uppfattning om organisatoriska behov. Detta resulterar därför i ett grått område kring den officiella rollen som ger rådgivaren ett visst spelrum. Var och en av dem utför därför sitt arbete på sitt eget unika sätt.
Å andra sidan, inte alla interna kunder har samma förväntningar på rådgivaren. Vissa människor förväntar sig ibland att bli mentorerade eller stödda av en resurs som kommer att vägleda dem genom en analysprocess som gör att de kan minimera risken för att fatta ett dåligt beslut. I andra fall är interna kunder människor som gillar att ha mycket operativ flexibilitet. Dessa typer av människor föredrar ofta att fungera självständigt och snålar i allmänhet inte på sätten att uppnå sina mål. I sådana situationer måste dessa kunder särskilt vägledas för att förhindra att de går utanför de tillåtna gränserna, både operativt och juridiskt, när det gäller organisatoriska värden och till och med moraliskt.
Facilitator eller expert, vilken inflytandestil ska du anta?
Vi kan därför se att rådgivaren ibland måste utöva rollen som handledare och ibland en expertroll. I det första fallet agerar han mer som en vårdgivare medan han i det andra fungerar mer som en väktare av de regler, värderingar, policyer och processer som erkänns i organisationen. Så vilken typ av inflytande ska du använda? Hur hittar man det?
Rådgivaren måste först och främst inse dethan kommer att kunna påverka sin klient, vem han än är, om han vet hur han ska övertyga honom. Och för att övertyga måste du ha en strategi. Vi kommer därför att se några små tips i de närmaste raderna som gör det möjligt för rådgivaren att utöva ett visst ledarskap med sina interna klienter.
Utöver den tekniska aspekten måste rådgivaren också att ifrågasätta sig själv om den mänskliga aspekten av deras roll, om den relationella länk som binder dem till klienten. För att bestämma sin strategi måste han först vara bekymrad över vilken typ av kund han har att göra med. Är den senare mer bekymrad över den monetära aspekten av det beslut som ska fattas, vill han hellre tillgodose behoven hos de som berörs av beslutet eller söker han mer för att minimera operativa risker på sin avdelning? Det är klart att besvara denna fråga hjälper oss att rikta in oss på vad kundens behov och förväntningar är, både organisatoriskt och personligt.
För det andra måste rådgivaren vara bekymrad över de maktkällor som står till hans förfogande. Han måste ifrågasätta sig själv om erkännandet av deras funktionella auktoritet som kommer från deras ställning, deras kompetens, tekniska eller relationsmyndighet. Att göra inventering hjälper rådgivaren att bättre använda sina maktkällor för att rikta in argumenten som kommer att övertyga. Till exempel kommer en rådgivare vars kompetens är allmänt erkänd i organisationen att kunna övertyga genom att säga: "… lita på mig, jag har alltid gett goda råd till mina kunder". För en annan som beviljas en stor funktionell auktoritet kan han säga till sin klient för att övertyga honom: "… processen för att hantera dessa ärenden måste följas enligt bestämmelserna". I det här fallet godkänner kunden att lämna rekommendationen.
Det tredje elementet att tänka på för att påverka är att ifrågasätta vilken inflytande som är mest lämplig för den interna klienten. Vissa accepterar att vara mer direktiva med dem utan att slå ett ögonlock, medan andra föredrar att vara delaktiga i beslutsfattandet. Rådgivaren måste därför identifiera vad som är det bästa sättet att nå klienten.
Slutligen, utifrån de element som ses ovan, kommer rådgivaren att utveckla sin strategi genom att betona de argument som kommer att ha mest effekt för den interna klienten. Han kommer att kvalificera dem som endast representerar sekundära vinster för honom och han kommer att tona ner de element som väcker väldigt lite intresse för honom.
Tack vare dessa få tips kommer rådgivaren att kunna utveckla en strategi som gör att han bättre kan påverka sina interna kunder. Han kommer därför att få trovärdighet och ett förtroendeband kommer att upprättas mellan honom och hans kunder.
