Det är väsentligt, oavsett om det är chefen eller medlemmarna i hans team, att ha en tydlig vision om målen och utmaningarna för de olika uppdrag som anförtrotts, att upprätthålla ett lugnt arbetsklimat och att bidra till personlig effektivitet för var och en, men också till kollektiv effektivitet.
För detta finns det ett verktyg för formidabel effektivitet för dem som vet hur man använder det: feedback.
Vad består feedback av?
Denna anglicism - som kan översättas som "feedback" - betecknar en uppföljning, en regelbunden punkt mellan chefen och hans medarbetare när det gäller ansträngningar eller beteenden som ska modifieras. Det kan också vara ett tillvägagångssätt som sker mellan anställda inbördes eller till och med mellan företagets olika chefer. Syftet med ett sådant tillvägagångssätt är kontinuerlig förbättring.
Detta verktyg är en del av ett globalt kommunikationssätt och kan anta olika aspekter.
För att vara effektiv och konstruktiv måste den dessutom baseras på exakta, sakliga och observerbara element . Varje bedömning av individen måste förbjudas med påföljd för att upphäva hela processen och ha en förödande effekt på atmosfären och helt kontraproduktiv.
Målet är att uppmuntra en individ att fortsätta farten, öka sin prestation eller till och med korrigera vissa handlingar / beteenden .
En feedbackintervju borde öppen dialog beteende och / eller handling i fråga. Det är ingalunda en monolog från den som levererar det.
Olika typer av feedback
Vi skiljer mellan olika feedbackeffekter, beroende på vilken handling och / eller beteende de refererar till och önskat mål. I samtliga fall, återkoppling måste ges med respekt för den person till vilken den vänder sig.
Negativ feedback
Delikat, men huvudsakligen används av chefer som av olika skäl överger det positiva (ledningsuppfattning, blygsamhet, klumpighet, etc.), denna typ av feedback, levererad på ett konstruktivt sätt, syftar till förbättring och utveckling. Målet är att alla ska bli medvetna om sina misstag och svagheter och lära av dem. Om felet är mänskligt är det viktiga att veta hur man lär sig av dess odds.
Se även "Hur man hanterar kritik".
Positiv feedback
Ofta förbises - felaktigt, men lättare att leverera än negativ feedback, denna positiva återkoppling på en åtgärd eller ett beteende är en kraftfull motiverande faktor. Det utlöser verkligen en positiv dynamik för medarbetaren. Det befäster självförtroendet, stimulerar kreativiteten och stärker teamets sammanhållning. En dygdig cirkel som snabbt sprider sig till hela företaget.
Exempel på positiv feedback: grattis, erkännande av en särskild skicklighet,
Korrigerande feedback
Används för att justera arbetsaxeln eller beteendet hos en anställd när den senare går åt fel håll, syftar den till att bli bättre uppfattad, mer konstruktiv än bara negativ feedback. Dess syfte är att åstadkomma en förändring av den anställdes förhållningssätt i ett specifikt sammanhang .
Den har formen av en konstruktiv kritik: att förbättra en sådan eller sådan specifik punkt, "expert" råd, coachning, etc.
Observera: det är viktigt att ta ett steg tillbaka innan du ger feedback - om inte situationen är allvarlig och utsätter någon för fara.
Intresse för en feedbackprocess
Fördelarna med att implementera ett sådant tillvägagångssätt inom din avdelning / företag är många:
- Behåll ett förtroendeförhållande med medlemmarna i hans team genom naturlig och öppen kommunikation.
- Se till att alla har förstått sitt uppdrag och går åt rätt håll.
- Ge mer mening åt varje människas uppdrag : genom att bli medvetna om ins och outs och om vikten av sitt uppdrag blir medarbetarna mer ansvarsfulla, mer delaktiga, mer autonoma. Den kollektiva intelligensen stärks därigenom.
- Erkänn arbete, färdigheter och talang medlemmar i hans team: genom att betona egenskaper och framgångar regelbundet.
- Beskära och erbjuda en anställd möjlighet att rätta till situationen i en pågående fil, rätta till ett fel som gick obemärkt förbi osv.
- Låt en anställd gå vidare , förbättra sin inställning till ett projekt, ett givet uppdrag, etc.
- Defusera eventuella hinder / svårigheter från de första symptomen: kommunicera utan att vänta på att det ska urartas på någon sida. Ett obehag som inte beaktas tillräckligt tidigt genererar inte bara förbittring, ilska eller bitterhet bland huvudpersonerna, utan kan också få katastrofala konsekvenser för laget, även företaget … Det är därför viktigt att kommunicera så snart som möjligt..
- För chefen är det möjligheten att utvärdera hans ledarstil , gör eventuella korrigeringar och förbättrar utövandet av din konst bättre att känna dig själv …
Skapa en feedbackprocess
Tillvägagångssättet är en del av en global kommunikationsstrategi inom företaget. Anställda måste informeras om förekomsten av denna praxis och känna till ins och outs av den.
Tillvägagångssättet förverkligas av regelbundna, snabba och strukturerade feedbackintervjuer. För att vara konstruktiv och meningsfull måste en intervju göras inom 24 till 48 timmar efter det beteendet. Utöver det förlorar tillvägagångssättet all sin mening.
Gör en lyckad återkopplingsintervju
Liksom alla utbyten förbereds ett sådant möte, så informellt som det är. Det är viktigt att var och en av huvudpersonerna är tillgängliga och förberedda.
Några vägar för framgångsrik feedback:
- Upprätta ett klimat av förtroende inom teamet / avdelningen / företaget: anställda måste känna sig respekterade, lyssnade på och övervägda.
- Välj rätt tid för att ge feedback: även om dessa möten är ganska informella är det viktigt att schemalägga mötet vid en tidpunkt då de två huvudpersonerna är fullt tillgängliga.
- Välj rätt plats och form : välj en plats som är tillräckligt tyst för att inte bli störd och / eller distraherad varannan minut och ge mötet en informell men strukturerad karaktär.
- Ta tillräckligt med avstånd innan du ger feedback: att reagera under påverkan av en känsla - särskilt negativ - är sällan relevant. Dessutom är det att föredra att använda en relativt neutral ton för att bli befriad från någon parasitisk känsla och för att vägleda den andra än att döma honom.
- Var baserad på fakta, handlingar eller observerbara och mätbara element : framgångsrik feedback ges i avsaknad av någon bedömning av personen. Chefen ger feedback på sin samarbetspartners handlingar och inte på hans personlighet, hans funktion, hans karaktär etc.
- Visar empati : kommunicera genom att ta hänsyn till den andras funktion och behov, öva aktivt lyssnande, omformulering för att undvika missförstånd.
- Var sann och välvillig : äkthet, uppriktighet och vänlighet är viktiga element.
Feedback är en kraftfull spak för kommunikation och hantering. Upptäck SKS-Stop-Keep-Start, ett enkelt och effektivt verktyg för att hjälpa dig i denna process eller till och med Joharis fönster för bättre kunskap om sig själv och hans sätt att kommunicera med andra.
