Briefing -mötet är ett mycket intressant verktyg för att vara så nära dina anställda som möjligt. Det har en dubbel fördel: så att du direkt kan kommunicera viktiga fakta och involvera ditt lag ännu mer. Efter en mer detaljerad avkastning på intresset för detta instrument föreslår vi att du fokuserar på god praxis i frågan. Målet: att du konkret kan använda briefen i din ledning.
Vad är team briefing?
Detta är ett direkt kommunikationssätt med alla dina anställda, ungefär som ett minimöte. Det kännetecknas av en informell sida där utbyte är prioriterat . Alla kan uttrycka sig om de ämnen du lanserar, ställa frågor …
När det gäller metoderna står deltagarna lika bra som stående. Du kanske har hört talas om den stående mötestekniken. Tja, det brukar göras för team briefings!
Varför använda det här verktyget?
Sammantaget använder du detta hanteringsverktyg antingen på ett återkommande och organiserat sätt - ex. varje måndag för att ta del av den kommande veckan och den senaste - antingen ad hoc när ett behov av information uppstår (ledningsbudskap att förmedla, oförutsedda händelser, etc.).
Vid planerade möten, teammedlemmar har vanligtvis möjlighet att begära tillägg av teman på agendan.
Intresse för informationsmöten
Låt oss nu se de viktigaste fördelarna:
- skicka ett meddelande genom att omedelbart samla in feedback från teamet,
- förutse dysfunktioner eller hitta snabba lösningar,
- involvera människor i kollektiv framgång och utveckla sin känsla av tillhörighet,
- införa företagskulturen genom att dela en vision, uppdrag,
- samla idéer och förslag från dina anställda,
- förutse rykten ta ledningen genom tydlig och otvetydig kommunikation,
- låta alla känna andras roll i laget,
- underlätta lagkoordinering ,
- göra en effektiv uppdatering av hur arbetet fortskrider av varje och uppnåendet av kollektiva mål,
- mobilisera trupperna igen ,
men också för att stärka din ledarbild !
Kortfattningen är verkligen ett kraftfullt hanteringsverktyg för att föra dig närmare dina anställda . Det är till och med viktigt i din verksamhet som chef.
Hur man genomför ett team brief
Frekvens
Om din brief är planerad, den kan hållas varje vecka . Observera att vissa chefer organiserar en per dag. Att mätas enligt frågorna, teamet, sammanhanget etc. Mötets snabbhet och pragmatiska karaktär förespråkar ofta användning.
I händelse av exceptionell kommunikation hindrar ingenting dig från att provocera fram ett minimöte mellan 2 schemalagda briefs.
Varaktighet
En sammanfattning är per definition kort. Låt max 30 minuter.
Var noga med att inte göra det till ett "klassiskt" möte med oändliga debatter.
Plats
Det är mycket vanligt att hålla detta utbyte inom dina samarbetspartners arbetsyta. Denna praxis har fördelar och nackdelar. En av fördelarna är förstärka den snabba, informella sidan utan att ha ett "möte" . Å andra sidan, risk är inte att helt fånga allas uppmärksamhet eftersom de sistnämnda, som ligger nära sina arbetsstationer, kanske inte helt lossnar. Att se därför enligt lokalens konfiguration.
I vissa fall gör ett avskilt utrymme nära arbetsstationerna tricket mycket bra.
Om de anställda förblir på plats, insistera på att stoppa sin verksamhet , aktivera vidarekoppling etc. Kort sagt, gör allt för att inte bli störd.
Håll möten stående har många fördelar: att undvika att lägga tid på detaljer, låta dig avskärma dig från din aktivitet genom att inta en annan position än att sitta framför datorn.
Antal deltagare
För att underlätta utbytet, överstiga inte tio deltagare. Om du leder ett stort team, håll sedan flera briefs (per avdelning, efter projekt, etc.) enligt den mest relevanta grupperingen enligt ämnena och frågorna.
Förberedelse
Quick point betyder inte brist på förberedelse. Förutse frågor, samla viktig information etc. för göra informationen så effektiv som möjligt och stärka din image som professionell chef.
Bästa praxis för en framgångsrik briefing
- Meddela i förväg de ämnen som behandlas, målen och vad du förväntar dig av var och en . När snabb effektivitet eftersträvas måste du omedelbart fånga publikens uppmärksamhet. Använd en annons eller en chockerande fras som: "Du har gjort ett fantastiskt jobb", "En enorm möjlighet är att nå ut till oss", …
- Lista snabbt muntligt, på en whiteboard eller blädderblock (se metodfilen om användning av blädderblock), ämnena du vill ta upp
- Ange maximal varaktighet
- Be dina anställda att uttrycka sig för att samla in sin feedback , monopolisera inte golvet. Var försiktig så att du inte öppnar en ändlös debatt under sammanfattningen, i motsats till dess syfte. Samla in informationen och schemalägg ett särskilt möte för att ta itu med problemet.
- Demonstrera en verklig vilja att lyssna och inte låtsas . Du kommer inte att lura dina lagmedlemmar länge för att tro att du är uppmärksam på vad de säger. Konkret om inga förslag eller eskalering av problem beaktas kommer nästa briefs att vara sterila. Tvärtom, gör en bedömning av framstegen efter att ha beaktat kommentarerna.
Denna fil refereras till i: Hanteringsverktyg
