Genom att sammanföra många utställare och öppna för en stor publik av experter - eller åtminstone specialister inom nämnda område - syftar dessa evenemangsmöten till att främja och utvecklas på en och samma plats - i allmänhet under en kort period - utbyten mellan proffs inom samma sektor av aktivitet.
Sammanfattning
- Varför ställa ut på en mässa?
- - Vilka är fördelarna med denna typ av evenemang?
- De viktigaste stadierna
- - Före evenemanget - förberedelse av showen
- - Under evenemanget
- - Efter operationen
Varför ställa ut på en mässa?
Dessa händelser, i och med att de sammanför utbud och efterfrågan på samma evenemang, är stora möjligheter att ta vara på! Som alltid, under förutsättning att du noggrant förbereder ditt deltagande och inte lämnar något åt slumpen!
En närvaro på en mässa är inte ett verktyg för kommunikationsavdelningen. Det är en mycket relevant hävstång för flera avdelningar i företaget. Givetvis först och främst säljare, men också produktchefer, marknadschefer, designkontorchefer m.m. Identifiera nya framtidsutsikter, bygga upp kundlojalitet, träffa nya partners, känna marknadstrender, möjligheter att ta tag i eller hålla dig uppdaterad om de senaste innovationerna … Det här är alla möjligheter som erbjuds på deltagande i en mässa!
Vilka fördelar erbjuder en mässa?
Bland de många intressen som ska ställas ut på en mässa hittar vi:
- företagets synlighet: det faktum att man är närvarande på en mässas kommunikationsmedier vidgar kraftigt ett företags synlighet. Dessa stöd kommer faktiskt att distribueras till många besökare, vilket ökar kontaktmöjligheterna för företaget. Dessutom, som säger stå, säger kommersiella broschyrer och andra kommunikationsmedier specifika för utställaren (reklamobjekt, prover, etc.). Dessa stöd är viktiga i detta avseende, i tillräckliga mängder och optimerade för tillfället. Deltagande i ett sådant evenemang kan dessutom ge trovärdighet åt en ny enhet på marknaden.
- presentation av nya produkter / tjänster: en mässa är ett gyllene tillfälle att visa en panel av potentiella kunder eller aktörer som är experter på området ett nytt kunnande eller en innovation (modeller, prototyper, demonstrationer, filmvisning eller under offentliga presentationer eller konferenser som anordnas av vardagsrummet ).
- möte med nya utsikter: många besökare till showen är potentiella köpare. Det är ett unikt tillfälle att närma sig och erövra dem!
- kund lojalitet: bland besökarna är några redan kunder hos utställaren. En show kan då vara en chans att skapa starkare relationer med dem, att ge dem specifika erbjudanden / rabatter relaterade till showen, etc. Kort sagt, att behålla dem i din klientbok och framför allt för att få dem att vilja stanna där!
- väva nya synergier: professionella evenemang är ett unikt tillfälle att interagera med nya partners från olika bakgrunder (leverantörer, investerare, sponsorer, etc.).
- humanisering av relationer: här är ett utmärkt tillfälle att utbyta med sina kunder / leverantörer / affärspartners på ett mer mänskligt sätt (runt en drink, under en lunchpaus, en middag, en cocktail, etc.) och ibland till och med att till sist sätta ett ansikte på en kontakt !
Delta i en mässa - de viktigaste stegen
Deltagande i en mässa är verkligen som ett projekt. Framför allt borde det vara det välj noggrant de professionella evenemang som du vill delta på baserat på dina mål och strategi. Sedan kommer förberedelsetiden: vem ska delta? Vilka kommunikationsverktyg kommer att användas? Vilka bilder? Vilket stativ att välja? … Att bygga en retroplanering kommer att vara lämpligt för att ha en god överblick över de kommande uppgifterna, deras organisation när det gäller schema, varaktighet, medel etc.
På dagen måste varje närvarande anställd känna sin roll. Kommersiella broschyrer och annat reklammaterial bör vara klart. Det attraktiva och välplacerade stativet.
När dörrarna till showen är stängda och montern demonteras, kommer ett arbete med debriefing, feedback och noggrann övervakning för att få bästa nytta av detta evenemang.
Före evenemanget: förbered dig inför showen
En mässa kan inte förberedas i sista minuten. Generellt är det organisationen som skapar showen som guidar utställare på deras resa. Registrering för ett professionellt evenemang som utställare sker vanligtvis månader i förväg. Vissa demonstrationer är drakoniska i organisationen och tål inte några förseningar. Det är därför viktigt att vara välinformerad att göra det i förväg! Ju mer förskott registreringen görs, desto större är chansen att få en monter som är idealiskt placerad och korrekt konfigurerad. Först registrerad, först till kvarn (enligt individuella budgetar och möjligheter, förstås!).
Tidigare är det viktigt att ordentligt sätta upp målen relaterade till denna händelse. Valet av showen kommer att göras enligt dessa: verksamhetssektor, tema, plats, datum, workshops / konferenser / eventuella debatter etc. Det är sedan nödvändigt att bestämma de medel som kommer att tilldelas: budget, personal, material, etc.). Helst är utnämningen av ett "show" projektteam som sammanför människor från olika avdelningar (marknadsföring, kommunikation, försäljning, etc.) som kommer att lotsa projektet som helhet en garanti för framgång. Speciellt eftersom det i allmänhet planeras en show från ett år till nästa.
När allt detta har validerats är det dags att vidta åtgärder!
Retro schema
Detta är det viktiga verktyget för att förbereda en mässa! Faktum är att datumet, den exakta platsen sällan kan ändras (i alla fall på grund av utställarna), är det viktigt att börja därifrån för att, retroaktivt, utveckla all planering av projektet "deltagande i en sådan show".
Vanligtvis är stegen följande:
- registrering från företaget till evenemanget
- bokning av platsen: platsen för montern på mässan liksom dess storlek är främst en budgetfråga.
- stativkonfiguration enligt plats: viktigt steg till framgång, att arbeta med nästa steg!
- möbler och dekorationsbokning : montern kommer att vara företagets identitet under hela showen. Det är därför viktigt att ta hand om designen, färgerna, atmosfären i den senare.
- bokning av hotell och eventuell transport för laget som kommer att stå på läktaren
- verifiering av giltigheten av identitetskort / pass / visum nödvändigt (uppmärksamma administrativa förseningar)
- förberedelse för kommunikationsmedier (broschyrer, bilder, företagslogotyp, skyltar, reklamartiklar, modeller, prototyper, visitkort, företagsfilm, etc.)
- starta kommunikation (sociala nätverk, utskick, reklaminsatser etc.) samt inbjudningar
- träna och informera laget som kommer att stå på läktaren
Kontrollista
Under dagarna före showen fram till dagen före evenemanget krävs några kontroller:
- läge och kompletta möbler
- tilldelning av hotellrum och resebiljetter
- distribution av lounge access -märken och andra bilmärken
- verifiering av kartong, broschyrer och andra kommunikationsmedier
- konstitutionskartong "kit för allt": sax, pennor, tejp, häftklamrar, lim, papper, pappershanddukar, pappershanddukar, fat, rengöringsprodukter etc.
- kontrollera anslutningarna på stativet
- briefing klädkod: med, alltid i den anda som teamet närvarar på utställningen representerar bilden av företaget!
Under evenemanget
Att köra en monter på en mässa slutar inte stanna kvar bakom disken förrän en besökare bestämmer sig för att närma sig! Så här är några idéer för en framgångsrik show:
- ha din ställning redo så snart showdörrarna öppnas
- gå till besökare och välkomna dem varmt (var välkomnande och leende, undvik den honungstilen)
- bjuda på kaffe och små bakverk eller andra lokala produkter
- notera på ett dokument som tillhandahålls för detta ändamål varje etablerad kontakt (namn, kontaktinformation, företag, funktion, rekommendation att följa efter showen, etc.) för att hålla sin kundfil uppdaterad och utöka den.
- upptäcka ställen för andra utställare (detta kan ge idéer för ett framtida deltagande, men kan också göra en diskret klocka på en definierad sektor)
- animera eller delta i showens olika aktiviteter: konferenser, debatter, workshops etc.
- förbli aktiv och dynamisk tills mässdörrarna stängs (inget mer oöverkomligt för en besökare att se en utställare vika sin monter före tiden)
Efter operationen
När händelsen har passerat slutar arbetet inte där. Affärskontakter, dokumentationsförfrågningar och liknande måste hanteras snabbt. För att göra detta är det lämpligt att förlita sig på dokumentet som har fyllts i av de olika medlemmarna i showteamet.
En debriefing om deltagande i showen är också viktigt för att ta hänsyn till eventuella hicka för att rätta till dem och bli ännu bättre nästa gång!
