Chefskommunikation - definition
" Generellt sett motsvarar ledningskommunikation interaktionerna mellan företagsledningen och organisationen. Mer specifikt mellan chefen och hans team.
Detta ramverk ansvarar för överföring av information och direktiv från högre hierarkiska nivåer intern kommunikation , destillera meddelanden relaterade till hans egen ledning för att uppnå engagemang från sitt team, etc. Det är baserat på specifika färdigheter som gör att en chef kan överföra ett budskap effektivt. ."
Denna övning kan vara knepig. Dels av denna anledning är många proffs obekväma med denna uppgift. Denna brist på förtroende beror också på att ledningskommunikation kräver ett minimum av utbildning. Ett minimum garanteras inte alltid.
Vilka är utmaningarna med ledningskommunikation?
Kommunikation är grunden för varje relation, vad det än är. Människan kan inte kommunicera. Att interagera med andra är en del av dess primära funktion.
I näringslivet är det avgörande för chefen att behärska denna övning. Inte bara för att förstås av omgivningen, utan också för att utföra sitt uppdrag.
Vad ska man kommunicera? När ? Vems? Dessa frågor kommer att få ett svar i konsekvensen av de åtgärder som vidtagits. Till exempel, om anställda har handlingsplaner kopplade till den allmänna strategin, måste den mellanliggande chefen som ansvarar för att hantera dessa personer informera dem om de övergripande resultaten av strategin och om perifer information om den inte är konfidentiell.
God ledningskommunikation kommer således att syfta bland annat till:
- underrätta effektivt sina anställda, utbyte, dialog med dem,
- behåll länken mellan företagets olika lager (högsta ledningen, mellanchefer, lokala chefer, anställda, etc.)
- dela information mellan olika tjänster , delta i företagets anda och stärka medlemskapet i en och samma organisation, arbeta för kollektiv intelligens, samarbete och innovation,
- relä , att dela företagets kultur, värderingar, strategi,
- leda omvandlingar till framgång genom att ge mening åt de uppdrag och uppgifter som anförtrotts,
- tydligt och exakt definiera uppgifterna för bättre effektivitet, särskilt genom definitionen av SMART -mål,
- föra människor tillbaka till företagets hjärta ,
- skapa ett klimat av förtroende och en bra Lagsammanhållning ,
- motivera effektivt, inspirera, involvera, uppmuntra, gratulera …
Hur kommunicerar chefen?
Ledningskommunikation fungerar idag under tre axlar:
- nedåtgående : från chefen till hans anställda,
- stigande : från chefen till hans hierarki,
- tvärgående : från chefen till de andra cheferna / avdelningarna i organisationen.
Obligatoriska färdigheter
Chefen måste kunna mobilisera ett visst antal färdigheter och egenskaper för att effektivt kommunicera med sitt team.
- Aktivt lyssnande - För att bli lyssnad på och hörd, är det framför allt nödvändigt att veta hur man lyssnar uppmärksamt och icke-direkt på den andra så att den senare kan uttrycka sig i fullständig frihet, utan rädsla för förhastade domar och utan press. Att lyssna aktivt innebär att veta hur man avkodar icke-verbalt språk och anpassar din kommunikation, för att höra bortom de uttryckta orden. En viktig färdighet när det gäller att vägleda människor.
- Förmåga att kommunicera med andra - Var bekväm med andra eller offentligt, våga tala, vet hur man säger nej, känner till de olika typerna av personligheter och vet hur man identifierar dem för att anpassa din kommunikation, hitta rätt ord och rätt tid att uttrycka vad vi måste vidarebefordra … Detta är alla element som chefen måste behärska perfekt inom ramen för sitt uppdrag.
- Emotionell intelligens och empati - Känn igen, kontrollera och använd dina känslor klokt för mer flytande kommunikation och relationer. Att vara fullt medveten om vad den andra kan känna gör att chefen kan anpassa sig till alla situationer. Empati, å sin sida, hjälper till att skapa ett verkligt klimat av förtroende och äkthet som är avgörande för mänsklig ledning.
- Karisma och självklarhet - Att våga ta sin plats och hävda sina val är viktigt när man har en chefsställning. För att inspirera, motivera, bli hörd och respekterad måste chefen visa karisma och ledarskap.
Vad stöder?
Kommunikation kan vara skriftlig eller muntlig, adresserad till en eller flera mottagare, vara mer eller mindre formell, av organisatorisk karaktär (definition av uppgifter / mål, utvärderingar etc.) eller interpersonell (utbyten utan referens till de olika positionerna / hierarkiska nivåerna: diskussioner mellan kollegor, etc.).
Chefen kommer således att se till att anpassa sitt stöd efter meddelandets mål, omständigheterna under vilka det överförs, personligheten / funktionerna hos hans / hennes samtalspartner.
- Meddelanden : att överföra information / dokument som är nödvändiga för korrekt utförande av uppgifter (inbjudan till en sammanfattning, delning av agendan för alla möten, siffror och data etc.).
- Kurirer : reserveras främst för mycket lagligt reglerade ändamål (omorganisation, överföring, höjning, avtalsenliga uppsägningar, uppsägning, uppmaning och andra sanktioner etc.).
- Telefon : för att få information snabbare än via e -post, för att överföra viktiga och brådskande data …
- CSR, intranät, sociala nätverk : att utbyta dokument, information, utbildningsmaterial etc. Var dock försiktig med att rama in deras användning för att undvika glidning, missbruk, överanvändning …
- Kollektiva möten : morgonpresentationer, sessioner för att reflektera, gå vidare, göra en inventering av kommande eller pågående projekt, seminarier etc.
- Individuella möten : årliga intervjuer, individuell feedback etc.
- Konstruktiv kritik : för att motivera och uppmuntra, korrigera kursen vid behov, men också för att få feedback från anställda.
- Teambuildingsessioner : att få fram allas verkliga personligheter, öka känslan av att tillhöra laget, stärka sammanhållningen, främja samarbete och kollektiv intelligens.
- Informella möten : för att förena gruppen, lära känna dina anställda och kollegor bättre …
Vilken rytm?
Det är svårt att definiera en särskild rytm för optimal ledningskommunikation. Beroende på aktivitet, organisationens / företagets storlek, medarbetarnas geografiska spridning, kan utbytestakten variera kraftigt.
Det är dock viktigt att kommunicera regelbundet. Chefen kan definiera regelbundna och strukturerade kollektiva och individuella möten - vars datum och syfte kommer att kommuniceras till de inblandade medarbetarna, men också kunna placera en intervju på den dagliga eller veckovisa agendan om behovet uppstår. akut, oförutsedd.
Rytmen hos de olika punkterna kan således artikuleras enligt följande:
- dag för dag - Chef och samarbetspartners träffas.
Mål: att börja dagen och ta en snabb titt på de uppgifter, uppdrag och projekt som pågår.
Till exempel uppmanas varje medlem i teamet att säga vad han gjorde dagen innan, målen han uppnådde, de projekt han kommer att arbeta med under dagen, eventuella svårigheter han stöter på.
Dessa relativt informella intervjuer (eller briefs) brukar äga rum, alltid samtidigt. Varje medarbetare har cirka 1 minut på sig att säga vad de har att säga. Det kan också vara ett tillfälle för chefen att motivera sina trupper via en anekdot, en positiv tanke … För mer effektivitet måste alla medlemmar i teamet vara närvarande och delta - fysiskt eller praktiskt taget genom ett samtal / visiokonferens, ett e -postmeddelande som presenterar sitt arbete om de inte kan göra något annat.
- varje vecka - Chef och samarbetspartners träffas.
Mål: att göra en mer exakt poäng om framstegen (definiera i förväg vilka indikatorer som ska användas), att fastställa tidsfrister och mål för den kommande veckan.
Tanken är att involvera anställda i vissa strategiska beslut för att ge uppdraget mening. Helst kommer dessa relativt formella veckomöten att sitta runt ett bord och varar högst 1 till 2 timmar. De samlar alla medlemmar i teamet.
- en gång i månaden - Chef och inblandade medarbetare träffas.
Mål: göra en mer formell uppdatering av månadens framsteg och definiera målen för den kommande månaden, uppdatera indikatorerna, ändra scheman och projektfrister, om det behövs. Det kan också vara en fråga om att göra inventering av pågående utbildning / coachning.
Dessa möten kommer helst att äga rum på morgonen för att maximera deras effektivitet och kommer att pågå i 1 till 2 timmar. Det är inte obligatoriskt att kalla alla medlemmar i teamet. Chefen kommer att göra detta enligt teamets arbetssätt och företagets praxis.
- årlig - Chef och medarbetare träffas individuellt eller hela teamet / företaget träffas.
Mål: årliga utvärderingsintervjuer för chefen och var och en av hans anställda, företagsseminarium, teambuilding -session, specifika evenemang …
Seminarier, teambuildingsessioner och andra årliga evenemang hålls på plats eller utanför och samlar alla teammedlemmar, alla anställda, etc. enligt sammanhanget.
De årliga utvärderingarna har en mycket exakt ram och utförs enligt specifika regler.
